La préparation

Enfin un texte officiel sur la préparation ! Que vous fassiez deux préparations par semaine ou six cents par jour, que vous fassiez une vaseline salicylée ou des gélules d’oméprazole pour un nourrisson, et que vous exerciez en officine ou à l’hôpital, les Bonnes pratiques de préparation (BPP) vous concernent. Ce texte rédigé par l’Agence française de sécurité sanitaire des produits de santé (Afssaps) a été signé le 5 novembre dernier. Porphyre vous propose une explication de texte sous formes de questions/réponses.

Le préparatoire

Quelles doivent être les spécificités du préparatoire (locaux, matériel) afin de satisfaire aux conditions des BPP ?

Il est interdit de manger, de boire, de fumer, d’introduire et de conserver des médicaments personnels ou des denrées alimentaires en-dehors des zones prévues à cet effet. Exit le café que l’on prépare sur la paillasse ou le petit creux de 11 heures : ils sont à bannir impérativement du préparatoire qui ne sert pas non plus à préparer les ordonnances ou les commandes de la maison de la retraite. Les locaux et matériels (sols, cloisons, plafonds, mobiliers, éclairage, ventilation, traitement d’air, température, humidité…) sont adaptés et exclusivement réservés à l’exécution et au contrôle des préparations. Ils sont nettoyés et désinfectés. Les surfaces de travail du préparatoire sont lisses, imperméables, sans fissures et sont facilement nettoyables. Les appareillages, équipements et installations de préparation ou de contrôle sont qualifiés avant utilisation ; les certificats de qualification sont conservés pendant la durée de vie de ces appareillages. Exemple : les balances doivent être étalonnées par un organisme agréé une fois par an minimum…

Faut-il un équipement particulier pour faire des préparations ?

L’organisation, l’hygiène, la protection et la formation du personnel réalisant les préparations sont conformes aux principes généraux des bonnes pratiques de pharmacie hospitalière. En clair : le personnel doit être qualifié et doit bénéficier d’une formation initiale et continue, adaptée aux tâches qui lui sont confiées ! Le préparateur peut effectuer les préparations sous la responsabilité du pharmacien. Les procédures d’hygiène sont adaptées aux tâches.

Un apprenti préparateur en pharmacie a-t-il le droit de réaliser des préparations ?

La préparation est menée sous la responsabilité du pharmacien par des personnes compétentes et qualifiées au sens du CSP, dont les pharmaciens et les préparateurs en pharmacie quels que soient leurs statuts, et suivant une formation continue conformément aux textes en vigueur. En clair un apprenti n’a pas le droit de réaliser une préparation, même en partie sans qu’il ne soit supervisé par un préparateur ou un pharmacien.

Les matières premières

(substances actives, excipients, articles de conditionnement)

Existe-t-il des différences entre les fournisseurs de matières premières ?

Pour faire une préparation, on peut utiliser des matières premières (MP) provenant :

– D’établissements de fabrication ou de distribution (ayant des activités de reconditionnement et de réétiquetage) déclarés auprès de l’Afssaps ou bien déclarés ou autorisés auprès des autorités compétentes des pays de l’Union Européenne et détenteurs d’un certificat de bonnes pratiques délivrés par l’Afssaps ou par les autorités compétentes des pays de l’Union Européenne d’un établissement pharmaceutique. Exemples : Cooper-DB3, Fagron…

– D’établissements pharmaceutiques de fabrication autorisé Afssaps. Il s’agit des laboratoires pharmaceutiques qui fabriquent des spécialités. (Exemple : le laboratoire qui commercialise Glucophage fournit la poudre metformine). Cependant, il est exceptionnel qu’un laboratoire accepte de fournir la dite matière première aux officinaux.

– D’autres établissements type distributeurs-importateurs.

– De spécialités pharmaceutiques. Le déconditionnement des spécialités est autorisé dans les BPP : « Lorsque la matière première en vrac n’est pas disponible et sous réserve d’une étude de faisabilité, le pharmacien peut utiliser en tant que matières premières des spécialités pharmaceutiques… »

Si le fournisseur est agréé, les officinaux n’ont-ils plus de contrôles physicochimiques à faire ?

Effectivement. Il n’y a plus l’obligation de ce type de contrôle si l’on se fournit auprès de distributeurs tels la Cooper-DB3, Fagron et autres établissements certifiés BPF (Bonnes Pratiques de Fabrication) ou équivalent européen.

Si le fournisseur n’est pas agréé, comment faut-il procéder ?

Dans ce cas, les contrôles physicochimiques d’identification des matières premières sont obligatoires. On doit alors faire un prélèvement de la matière première et effectuer les contrôles à la Pharmacopée, ce qui est quasiment impossible dans une officine. Avant la parution des BPP, cette obligation existait a priori quel que soit le fournisseur mais était difficile à respecter!

Comment savoir si un fournisseur est agréé ou habilité à fournir en toute sécurité des matières premières ?

« Le pharmacien veille à ce que son fournisseur dispose d’un système d’assurance de la qualité permettant de garantir la reproductibilité et l’homogénéité de la qualité et de la traçabilité des lots qui lui sont livrés. Le fournisseur fournit au pharmacien la garantie qu’il a mis en place un tel système d’assurance de la qualité par exemple par la présentation du certificat de conformité aux bonnes pratiques délivré par l’Afssaps ou par les autorités compétentes des pays de l’Union Européenne. » En pratique : on exige le certificat de bonnes pratique ou équivalent européen de chaque fournisseur. S’il ne le fournit pas ou que vous doutiez, adressez-vous à l’Afssaps (coordonnées sur ) où une liste des établissements pharmaceutiques autorisés figure (pour les autres fournisseurs, une autre liste sera mise en place courant 2008).

Est-ce que les règles sont identiques pour les articles de conditionnement ?

Oui. « L’approvisionnement, la réception et la conservation des articles de conditionnement primaires et extérieurs fait l’objet de la même attention que celle apportée aux matières premières. »

Quelles sont les procédures à respecter à la réception des matières premières ?

Dans le cas de fournisseurs déclarés et certifié Afssaps ou autorités compétentes de l’Union Européenne, on doit :

– Exiger le certificat d’analyse du lot pour chaque lot de matières premières reçues, Ce certificat se conserve au moins un an après la date de péremption du lot concerné.

– S’assurer que le contenant est scellé.

– Vérifier la cohérence entre le contenant et le certificat d’analyse du lot pour chaque lot de matières premières reçues. La « cohérence » signifie que l’acide salicylique est bien une poudre blanche et pas verte par exemple !

– Enregistrer la matière première (MP) dans le registre du même nom qui comprend plusieurs renseignements (nom du produit, date d’enregistrement, numéro de lot du fabricant…). Chaque MP reçoit un numéro d’ordre d’identification, reporté sur le conditionnement primaire d’origine.

– Noter la décision d’acceptation de la MP sur le registre manuscrit ou informatisé des MP et sur l’étiquetage du récipient (« accepté »). Cette décision est prise uniquement par le pharmacien qui doit signer le registre (remarque : il le signe également s’il ne veut pas de la MP en raison de problème de qualité « refusé »). Cette décision s’appelle « la libération » (voir « repères » et question « libération »).

La réalisation de la préparation

Quelles sont les opérations préliminaires à respecter avant de commencer une préparation ?

« Le pharmacien a le pouvoir de décision sur l’exécution de la préparation quelle qu’elle soit en fonction des critères de faisabilité. (…) Cette faisabilité est estimée en fonction de l’intérêt pharmacothérapeutique, des objectifs thérapeutiques, du risque sanitaire, des textes en vigueur… » Cette évaluation de faisabilité réalisée conformément à une procédure écrite, fait l’objet d’un compte-rendu qui met notamment en évidence les points critiques éventuels de la réalisation de la préparation… (Cette évaluation) « permet au pharmacien de justifier la décision de réalisation ou de non-réalisation de la préparation. » En clair : quand une ordonnance de préparation magistrale arrive à l’officine, le pharmacien doit stipuler si oui ou non, il la fait et il doit noter et signer une feuille qui se rangera dans le dossier de lot de la préparation.

Outre l’assurance de la propreté du matériel et des locaux, quels sont les autres points à vérifier ?

On doit « vérifier que le matériel utilisé pour les pesées subit un étalonnage régulier… par un organisme agréé une fois par an au minimum. » Évidemment, il faut aussi respecter des règles d’hygiène et d’habillage en particulier : « le lavage et la désinfection des mains, voire le port de gants pour certaines préparations. »

Les BPP parle d’un double contrôle des matières premières, qu’en est-il exactement ?

« La nature de chaque matière première utilisée, ainsi que sa masse ou son volume sont à vérifier indépendamment, soit par un moyen adapté et validé d’enregistrement automatique direct sur le contenant, soit par une seconde personne qualifiée au sens du CSP, et la vérification notée dans le dossier de lot de la préparation. » Si on doit s’assurer que : « les récipients servant à contenir et à mesurer des matières premières (MP) sont parfaitement propres et secs », on doit aussi faire une double vérification soit par un système d’enregistrement automatique, soit par une deuxième personne qualifiée (préparateur ou pharmacien). Cette double pesée doit être notée dans le dossier de lot de la préparation. En clair, si on n’a pas de système d’enregistrement automatique, il faut se faire vérifier la nature du produit et ses pesées ou éprouvettes par une autre personne.

La libération

Quelles sont les conditions de libération pour une préparation ?

La définition de la libération est claire : il s’agit de l’acceptation ou du refus d’une matière première, d’un article de conditionnement ou d’une préparation terminée par le pharmacien ou le pharmacien* auquel il a donné délégation. Cette libération ne peut être faite que par un pharmacien. Le préparateur ne peut plus utiliser une MP venant d’arriver tant qu’un pharmacien ne l’ait approuvée en la libérant. Le préparateur ne peut pas non plus délivrer une préparation magistrale ou conseiller une préparation officinale venant d’être réalisée sans qu’elles aient été « libérées ».

L’échantillothèque

Que signifie le verbe « échantillonner » ?

Échantillonner consiste à prélever « une quantité représentative d’un lot de matière première ou d’une préparation terminée en vue d’en effectuer l’analyse. » On doit « échantillonner » toute matière première provenant d’établissements non certifiés. On doit aussi constituer une échantillothèque « pour toute préparation sauf si la préparation magistrale est préparée pour un seul patient et sauf exception justifiée ». Dans tous les cas, on doit conserver ce prélèvement pendant au moins un an après sa date limite d’utilisation. D’après le texte, on doit donc échantillonner les préparations officinales. Et prélever un peu de chaque flacon de liniment oléo-calcaire préparé par exemple. Le mettre dans un tube type analyse de sang et le conserver selon les recommandations du guide des BPP.

Les documents

Quels sont les documents indispensables à détenir pour respecter les BPP ?

La traçabilité et la sécurité étant les maître mots de ces BPP, toutes les procédures doivent être clairement écrites (support papier ou informatique) et d’un accès relativement aisé (mais sécurisé). Plusieurs documents sont indispensables et devront être créés. Leurs spécifications sont détaillées dans les annexes A du guide des BPP. On a essentiellement :

– La fiche d’enregistrement des matières premières et des articles de conditionnement.

– Le dossier de lot de la préparation avec le numéro de lot réparé. Constitué pour chaque lot préparé il comporte toutes les informations et documents relatifs utiles à la préparation : fiche de préparation, d’étiquetage et de contrôle (plusieurs feuillets précisant la forme pharmaceutique, le numéro de lot, la date de fabrication, le nom de la personne qui a réalisé la préparation, les matières premières utilisées, leur pesée, un exemplaire de l’étiquette, la décision de libération de lot, les calculs…), les tickets de pesée, le relevé des anomalies, document de contrôles, copie de la prescription où figure le numéro d’ordonnancier…

– Le registre des préparations. Distinct de l’ordonnancier, ce registre comporte des informations, sous forme écrites ou informatisées, à transcrire de manière chronologique : numéro d’ordre (qui constitue le numéro de lot) à reporter sur l’ordonnancier, date de réalisation de la préparation (et coordonnées du sous-traitant si nécessaire), coordonnée du prescripteur et du patient, dénomination de la préparation (composition, dosage, forme, conditionnement, nombre d’unités préparées par lot, identification de la personne ayant réalisée la préparation (coordonnées de la pharmacie sous-traitante si nécessaire).

La sous-traitance

La possibilité de faire appel à un sous-traitant est-elle désormais autorisée officiellement ?

Oui. La sous-traitance est « envisagée…en cas d’impossibilité…ou lorsque la préparation est dangereuse ou non conforme à l’état des connaissances scientifiques actuelles, médicales et techniques, ou par défaut de moyens techniques adaptés ».

Que doit préciser le contrat de sous-traitance établi entre une pharmacie donneuse d’ordre et un pharmacien sous-traitant ?

« Un contrat de sous-traitance signé par chacun des représentants (…) précise pour les préparations (…) ou les modalités de transport mises en place, les rôles de l’établissement prestataire et celui de l’établissement (…) bénéficiaire. » Ce contrat comporte une annexe technique avec les formes réalisées, les délis de réalisation, les conditions et délais de conservation, mais aussi le délai d’acheminement, les coordonnées du transporteur… Les règles d’étiquetage sont également précisées.

Quelles sont les conditions à remplir pour être « sous-traitant » ?

L’activité de sous-traitance est soumise à autorisation (Cf décret PUI du 3 octobre 2007 paru au JO du 5 octobre). Un projet de décret pour les officines est en cours d’élaboration. •

* Il faut comprendre par le terme «pharmacien», le pharmacien titulaire de l’officine ou celui gérant la pharmacie à usage intérieur.

Réglementation avant les BPP

Jusqu’à une date récente, la pharmacie d’officine et la pharmacie hospitalière ou pharmacie à usage intérieur (PUI) ont été régies, pour l’essentiel, par la même réglementation. La loi du 8 décembre 1992 et le décret du 26 décembre 2000 notamment ont doté la PUI d’une réglementation moderne et adaptée. À l’inverse, pour l’officine, l’essentiel de la réglementation concernant les préparations est ancienne.

1998 – Les BPP0 : les « Bonnes pratiques de préparations officinales » ont été publiées par le ministère des Affaires sociales et de l’Emploi : officielles mais non opposables.

2000 – Décret réglementant l’organisation des PUI : en application de la loi du 8 décembre 1992, loi qui donne un cadre aux pharmacies au sein des hôpitaux.

2001 – Les BPPH : les « Bonnes pratiques de pharmacies hospitalières » ont été publiées par arrêté du 2 juin 2001 (en application de l’article R 5126-14 du CSP). Des « Bonnes pratiques de préparation à l’hôpital » ont été soumises à enquête publique en juillet 2002, sans qu’aucune publication n’ait été faite.

2003 – Recommandations de l’Adrapharm : les « Recommandations relatives aux bonnes pratiques pour la réalisation des préparations à l’officine » ont été publiées par l’Adrapharm (Association pour le développement de la recherche appliquée à la Pharmacopée dépendant de l’Ordre des pharmaciens) : ni officielles, ni opposables.

Les points faibles de ces textes (source : rapport Deloménie Fourcade)

• Les référentiels de qualité pour la fabrication de ces médicaments sont implicites (pharmacopée) ou non officiels, alors que depuis 1996, le CSP (article L 5121-5) prévoit des bonnes pratiques de préparation.

• La sous-traitance des préparations magistrales est source de nombreuses difficultés, car non encadrée réglementairement de façon satisfaisante.

• L’accès aux matières premières des spécialités pharmaceutiques, ou à défaut, le déconditionnement des spécialités pharmaceutiques est aussi source de difficulté. Certains laboratoires refusent de vendre des matières premières ; le déconditionnement de spécialités afin de les inclure dans des préparations magistrales n’est pas permis sauf exceptions (ces exceptions figurent dans les BPPO de 1988, mais qui ne sont pas une source réglementaire).

• La nécessité de vérifier l’identité des matières premières fournies, par la mise en oeuvre de réactions d’identification est quasi impossible à mettre en oeuvre à l’officine.

* Source : rapport de l’IGAS 2006.

Les préparations en chiffres

Nombre de préparations réalisées en officine

98 % des pharmaciens réalisent des préparations.

6 millions de préparations /an :

– 59 % de préparations chimiques,

– 41 % de « Végétales » (végétales, huiles essentielles, EPS-SIPF).

Sur ces 6 millions, 2 millions sont réalisées par des soustraitants et 4 millions sont faites par 22 000 officinaux :

– environ 10 000 officines en font moins de cinq par semaine,

– 2 ou 3 000 n’en font pas,

– entre 5 et 8 000 en font cinq par semaine.

– Type de préparations : environ 50 % de gélules.

– Temps accordé à la formation en CFA : environ 180 heures en moyenne sur les deux ans de formation (le nombre d’heures n’est pas imposé pourvu que le référentiel soit suivi. On estime que la durée des TP correspond en moyenne à 25 % des 800 heures au total de formation au BP).

Xavier Cornil

pharmacien, adjoint au directeur de l’Inspection des Établissements de l’Afssaps

« Les BPP permettent la mise en place d’un système d’assurance qualité. »

« Il s’agit de permettre la mise en place d’un système d’assurance qualité au niveau des officines et des PUI, avec la traçabilité des opérations pharmaceutiques, depuis la réception des matières premières jusqu’à l’étape finale de libération de la préparation par le pharmacien, en vue de sa dispensation au patient ».

Le texte des BPP mode d’emploi

« En toutes circonstances, le pharmacien engage pleinement sa responsabilité dans la réalisation et la délivrance de la préparation. » Voilà comment on pourrait résumer le texte des Bonnes pratiques de préparation (BPP). Traçabilité et sécurité sont les piliers de ce guide qui va désormais accompagner la réalisation de toutes les préparations qu’elles soient réalisées à l’officine ou dans une pharmacie à usage intérieur (hôpital, clinique…). Le texte est désormais en ligne sur le site de l’Afssaps, rubrique Sécurité sanitaire & vigilances. L’adresse directe est la suivante : .

Les BPP s’articulent en quatre parties : neuf chapitres et deux annexes. L’introduction comporte un glossaire fort pratique.

La partie I

Elle regroupe cinq chapitres essentiels et communs aux officines et PUI avec : la préparation ; les contrôles ; la gestion de la qualité et documentation ; la gestion des anomalies, retours, réclamations et rappels de lots ; les conditions de sous-traitance des préparations, des contrôles et du transport.

La partie II

Elle présente les lignes directrices particulières communes aux officines et aux PUI, mais restant confidentielles pour la majorité des officines, puisqu’elle s’intéresse à la préparation des médicaments stériles (chap. 6) et aux préparations de médicaments contenant des substances dangereuses pour le personnel et l’environnement (chap. 7).

La partie III

Ce sont les lignes directrices spécifiques aux PUI : les préparations rendues nécessaires par les recherches biomédicales, y compris préparations de médicaments expérimentaux (chap.8) et préparations de médicaments radiopharmaceutiques (chap.9).

L’annexe A

Elle correspond au contenu des documents nécessaires aux BPP (registre des matières premières, registre des préparations, dossier de lot de la préparation, registre des échantillons de l’échantillothèque.

L’annexe B

Elle consiste en la liste de façon non exhaustive les situations difficiles d’utilisation de spécialités pharmaceutiques déconditionnées (les recommandations inhérentes au déconditionnement de spécialités incorporées dans une préparation).

Solange Laugier

Responsable de Travaux Pratiques au CFA d’Avignon

« Les CFA seront les médiateurs »

« Premièrement, ce texte permet de se remettre en question et d’interroger nos pratiques. Jusqu’à présent, nous formions les élèves à partir des BBPO (ancien texte non officiel). Le texte officiel des BPP permet – enfin ! – de mettre en place des procédures conformes et donc obligatoires pour les officines. Par l’intermédiaire de la formation au CFA, nous faisons passer le message aux officinaux que nous pourrons accompagner pour mettre en oeuvre ces procédures. D’ailleurs certains commencent à me demander des fiches de fabrication ( = dossier de lot dans les BPP). Ce texte est gage de sécurité et de qualité pour les officines. Et nous nous rapprochons du diplôme hospitalier puisque nous adoptons les mêmes normes de travail. Enfin, il va y avoir une obligation de formation continue ».

Lexique

Articles de conditionnement : tout élément utilisé lors du conditionnement d’une préparation, à l’exclusion de l’emballage destiné au transport. Ils sont « primaires » ou « extérieurs », selon qu’ils sont respectivement destinés ou non, à être en contact direct avec la préparation.

BPP : Bonnes pratiques de préparations. Ces principes de bonnes pratiques de préparations sont applicables aux officines de pharmacies et aux pharmacies à usage intérieur.

Dossier de lot : il contient toutes les informations et les documents relatifs aux matières premières mises en oeuvre, à la préparation, à son étiquetage, à son contrôle, à sa libération (acceptation ou refus), à sa conservation, à sa dispensation, aux anomalies et à sa destruction éventuelles.

Échantillonnage : prélèvement d’une quantité représentative d’un lot de matière première ou d’une préparation terminée en vue d’effectuer l’analyse.

Échantillothèque : ensemble des échantillons de matières premières et de préparations terminées selon les dispositions des BPP.

Libération : décision claire d’acceptation ou de refus d’une matière première, d’un article de conditionnement ou d’une préparation terminée par le pharmacien* ou le pharmacien auquel il a donné délégation.

Lot : quantité définie d’une matière première, d’un article de conditionnement ou d’une préparation terminée en une opération ou en une série d’opérations, telle qu’elle puisse être considérée comme homogène. Exemple : une préparation magistrale pour un seul patient correspond à un lot ; de même qu’une préparation magistrale dont la préparation est commune et identique pour plusieurs patients, ou une préparation hospitalière.

Pharmacopée : ensemble des textes de la Pharmacopée européenne et de la Pharmacopée française.

Préparation magistrale : tout médicament préparé extemporanément au vu de la prescription destinée à un malade déterminé, soit dans la pharmacie dispensatrice, soit, dans les conditions définies par décret, dans une pharmacie à laquelle celle-ci confie l’exécution de la préparation par un contrat écrit et qui est soumise pour l’exercice de cette activité de sous-traitance à une autorisation préalable délivrée par le représentant de l’État dans le département après avis du directeur régional des affaires sanitaires et sociales.

Préparation officinale : tout médicament préparé en pharmacie inscrit à la pharmacopée ou au formulaire national et destiné à être dispensé directement aux patients approvisionnés par cette pharmacie.

Préparatoire : emplacement adapté, réservé et pouvant être séparé pour l’exécution et le contrôle des préparations, au sein de l’officine ou de la pharmacie à usage intérieur (PUI).

Produit officinal divisé (POD) : toute drogue simple, tout produit chimique ou toute préparation stable décrite par la pharmacopée préparés à l’avance par un établissement pharmaceutique et divisés soit par lui, soit par la pharmacie d’officine qui le met en vente, soit par une pharmacie à usage intérieur.

Qualification : opération destinée à démontrer qu’un matériel fonctionne correctement et donne réellement les résultats attendus (Norme ISO 9000 : 2005 du 15 septembre 2005).

Registre des matières premières : support papier ou support informatique sur lequel sont consignées toutes les données relatives aux matières premières.

Sous-traitance : exécution par un tiers dénommé le sous-traitant, d’une opération ou d’une vérification pour le compte du donneur d’ordre, dans le cadre d’un contrat écrit.

* Il faut comprendre par le terme « pharmacien », le pharmacien titulaire de l’offcine ou celui gérant la pharmcie à usage intérieur.

Fabien Bruno

Pharmacien, Vice-Président de la Société des officinaux sous-traitants en préparation (SOTP)

« Les BPP reconnaissent l’activité des pharmacies sous-traitantes. »

« Les BPP sont un gage de sécurité et de traçabilité. Et la possibilité pour les préparateurs de prendre des responsabilités en assurant la mise en place de cette assurance qualité des préparations. Ce texte clarifie enfin la situation en remettant tout à plat. En outre, adopter un texte et donc des pratiques communes pour les officines et les pharmacies à usage intérieur permet au patient de trouver une même qualité de préparation, qu’il soit dans un village de l’Aveyron ou qu’il aille chercher la préparation pour son enfant dans une pharmacie hospitalière. L’autre aspect de ces BPP officielles est la reconnaissance de mon activité de sous- traitant qui devient ainsi pérenne. »