Contrôles URSSAF : Evitez la sanction

Les pharmaciens ne constituent pas notre priorité », affirme Jean Hue, directeur adjoint de l’URSSAF de Paris, avant d’ajouter qu’il y a peu de litiges avec eux en comparaison d’autres professions libérales. Michèle Boehrer, responsable du service social de la SAPEC, confirme : « Il y a très peu de pharmaciens qui se font redresser. » Les officinaux surmontent donc facilement cette épreuve qui vise à contrôler le recouvrement des cotisations et à traquer le travail dissimulé.

Rémunération

. La réintégration dans l’assiette des cotisations des rémunérations qui n’y ont pas été soumises constitue la première cause de redressement. Concernant les cotisations personnelles de commerçant recouvertes par l’URSSAF, le pharmacien peut avoir des déconvenues. Michèle Dyonizi, responsable du contrôle sur l’Essonne, précise que « les déductions admises par l’administration fiscale ne sont pas toujours applicables au niveau de la Sécurité sociale. Par exemple, les investissements dans les départements d’outre-mer et les déclaration de déficits d’activité ne sont pas pris en compte dans les calculs de cotisations ».

Mesures dérogatoires.

Viennent ensuite les erreurs relatives aux mesures dérogatoires en faveur de l’emploi. L’URSSAF vérifie que les conditions d’exonération sont remplies. « L’application des allégements Aubry a posé quelques soucis en pharmacie, concède Jean Hue. Ils ont parfois été remis en cause, parce que les pharmaciens ne pouvaient y prétendre du fait de l’accord de branche de RTT en deux étapes. »

Contrats de travail.

Ce sont des points souvent contrôlés, en particulier ceux à temps partiel qui réclament de respecter à la lettre les obligations de forme imposées (lire Le Moniteur n° 2491). S’ils sont mal rédigés, ils peuvent entraîner la remise en cause du bénéfice de l’abattement.

Apprentissage.

Les contrats d’apprentissage ne donnent pas lieu à des versements de cotisations à l’URSSAF, mais « il convient de vérifier que le contrat est signé et homologué par la direction départementale du travail et de l’emploi pour que l’apprenti ne soit pas assimilé à un salarié comme un autre », précise Jean Hue.

Etudiants.

A l’approche des vacances, rappellons que l’emploi d’un étudiant doit faire l’objet d’une déclaration préalable d’embauche. Jean Hue met en garde les pharmaciens contre les sociétés qui se présentent comme des entreprises de travail temporaire mais qui n’en ont que le nom. « Sont-elles inscrites au Registre du commerce ? Le pharmacien doit également s’assurer au moment de payer la facture que cette société s’est acquittée des cotisations URSSAF, et réclamer une attestation de compte à jour car, sinon, il peut être solidaire du paiement des cotisations non honorées. » Par ailleurs, si un logement est mis gracieusement à la disposition d’un salarié, « cela fait partie des avantages en nature qu’il faut évaluer puis réintégrer aux salaires », alerte Michèle Dyonizi.

Stagiaires.

Lorsque le pharmacien accueille un stagiaire, le contrôleur lui demandera probablement la convention de stage. « Cette pièce justificative est indispensable pour que l’indemnité de stage versée ne soit pas soumise à cotisation », indique Michèle Boehrer.

Licenciement.

Autre point de vigilance : la rupture du contrat de travail. « En cas d’indemnités transactionnelles versées lors d’un licenciement pour incompatibilité d’humeur, sans préavis, l’URSSAF peut redresser la partie correspondant à l’indemnité compensatrice de préavis non payée », poursuit elle.

Intéressement.

Même punition avec les contrats d’intéressement dont les principes (caractère collectif et aléatoire, base variable…) ne sont pas respectés : les primes normalement exonérées risquent d’être requalifiées en salaires.

Frais professionnels.

Les frais professionnels inhérents à la fonction du salarié posent peu de problèmes et leur exclusion de l’assiette des cotisations est rarement contestée. Michèle Dyonizi conseille, néanmoins, de conserver le titre de transport usagé ou de demander chaque année au salarié une attestation sur l’honneur prouvant qu’il se rend à son travail par les transports en commun.

Au moindre doute, il ne faut pas hésiter à contacter son organisme car les URSSAF n’ont pas forcément les mêmes positions. Par exemple, « certains services intègrent la prime d’équipement dans l’assiette des cotisations, d’autres pas », signale Michèle Boehrer.

Le contrôle dans les formes.

Depuis le décret du 28 mai 1999, les contrôleurs de l’URSSAF sont tenus d’avertir officiellement l’entreprise du contrôle qu’ils vont engager. Ils doivent donc adresser à l’intéressé un avis de passage (lettre recommandée avec accusé de réception). Cette formalité n’est pas requise lorsque la recherche porte sur le travail clandestin. Cet avis l’informe de la date de la visite (au plus tôt 15 jours après la première présentation de la lettre) et peut préciser les documents que l’inspecteur souhaite examiner. Il est donc important de rassembler tous les documents qui peuvent être demandés par l’inspecteur (bordereaux de cotisations, bulletins de salaires, registre du personnel, livre de paie, contrats de travail…), notamment ceux qui sont chez l’expert-comptable (bilans, grands livres comptables, liasses fiscales…) ou chez l’avocat (les statuts de la société, les actes de cession…).

La vérification de l’assiette des cotisations et contributions exigibles ne peut porter que sur les trois années précédant le contrôle. Le contrôleur a un droit d’entrée et de visite. Il peut exiger la communication de tous les documents relatifs aux salariés, interroger le personnel pendant les heures de travail mais n’est pas autorisé à se déplacer dans l’entreprise, à utiliser du matériel (téléphone, fax, photocopieuse…) ou à emporter des dossiers sans l’autorisation de l’employeur. Il lui est interdit d’aller interroger les salariés ou leur conjoint à domicile.

Le verdict et l’appel.

A l’issue du contrôle, l’inspecteur communique à l’employeur une lettre d’observations datée et signée mentionnant l’objet du contrôle, les documents consultés, la période vérifiée, la date de la fin du contrôle. Lorsque la vérification donne lieu à un redressement, ce document mentionne également les observations faites au cours du contrôle, la nature, le mode de calcul et le montant des redressements envisagés. L’employeur dispose d’un délai de 30 jours pour faire part à l’URSSAF (par courrier en recommandé avec AR) de ses remarques, d’éléments nouveaux ou de son éventuel désaccord. Aucune mise en demeure ne peut lui être adressée avant l’expiration de ce délai. Après, si cet organisme maintient sa position, il adresse une mise en demeure par lettre recommandée avec accusé de réception invitant l’intéressé à régulariser sa situation dans un certain délai.

Pour des sommes dues qui n’ont pas été payées en totalité, des majorations de retard forfaitaires de 10 % (dans un premier temps) lui sont appliquées. « L’URSSAF accorde la remise gracieuse des majorations de retard sur demande, à condition qu’il s’agisse d’un premier retard et que sa bonne foi ait été établie », précise cependant Michèle Boehrer.

En cas de contestation, le chef d’entreprise dispose d’un mois pour saisir la commission de recours amiable, préalablement à tout recours contentieux (devant le tribunal des affaires de la Sécurité sociale, puis cours d’appel et pourvoi en cassation si nécessaire). La saisine de la commission n’interrompt pas le cours des majorations. « Dès la réception de la mise en demeure, sans préjuger de l’issue du contentieux, il est préférable de régler la totalité des cotisations réclamées de manière à arrêter le cours des majorations de retard », conseille Jean Hue.

Comment se tenir prêt ?

Le meilleur moyen de bien réagir face à un contrôle URSSAF, c’est évidemment de bien s’y préparer. Il faut penser à :

– contrôler régulièrement la bonne tenue des livres sociaux obligatoires ;

– procéder aux déclarations et aux paiements sociaux dans les temps ;

– exiger de ses salariés tous les justificatifs de remboursement de frais, etc.

En clair, il faut toujours être à jour de ses obligations et en mesure de justifier ses décisions, par exemple l’application d’exonérations ou d’abattements de cotisations liés à des aides à l’embauche, au temps partiel, etc.