Logiciels et dépendances

Encours, impayés, instances… quelles que soient leur dénomination, le traitement des factures que nous réalisons quotidiennement représente une charge de plus en plus importante. Inscrites au bilan dans les crédits clients, leur gestion doit être rigoureuse (impact sur le CA, impact sur le résultat). La mise en place de la télétransmission, et maintenant de SESAM-Vitale, ont passablement modifié notre tâche. Mais le système est loin d’être parfait !

Plusieurs protagonistes

Les SSII doivent répondre aux demandes des pharmaciens, mais aussi au lourd cahier des charges SESAM-Vitale, qui se décline chaque année en une nouvelle version et dont les exigences ne sont pas toujours adaptées à notre travail quotidien.

L’évolution de ce module est donc sous la dépendance des régimes obligatoires, du GIE SESAM-Vitale et des régimes complémentaires dont le manque d’uniformité est évident. Il a la particularité de mettre en relation des systèmes informatiques différents : ceux des pharmaciens, des organismes destinataires et, éventuellement, ceux des concentrateurs. La transmission des données informatiques n’est pas toujours évidente. Le concentrateur reçoit des informations qu’il ne sait pas toujours à qui transmettre. Régulièrement, nous réclamons des lots qui nous ont déjà été réglés ; à l’inverse, nous voyons parfois réapparaître sur notre listing de retour de télétransmission des lots qui sont déjà liquidés… Le problème semble être lié à la difficulté de reconnaissance des organismes : par le nom, par le numéro de lot, par la codification interne…, problème qui va s’accentuer dans l’avenir avec l’introduction des RC dans les cartes Vitale et la valse des RC qui se regroupent et se séparent. Nous devons donc constamment nous adapter ! Dans notre tableau comparatif, nous avons recherché les différentes évolutions effectuées par les SSII, au sein de ce module, pour nous aider à résoudre nos problèmes quotidiens.

Détail de la facture

Quand une facture est contestée ou rejetée, nous devons rechercher des informations concernant son état (transmise ou non, certifiée ou dégradée, réglée totalement ou partiellement, montant des part RO/RC et dates de règlements) et son contenu (détail des produits, prix, taux de remboursement…).

Ces informations sont présentes mais souvent contenues dans des fichiers différents, ce qui nous oblige à effectuer des manipulations multiples engendrant une perte de temps et de lisibilité. Chercher, avec le n° d’une facture, le nom de l’assuré ; aller dans l’historique du patient pour trouver le contenu de l’ordonnance et dans le suivi de tiers payant pour connaître l’état de la facture représente un travail répétitif et fastidieux. L’idéal serait d’obtenir toutes ces informations dans un même fichier, avec en plus, des indications particulières comme le motif du rejet, le mode de règlement (manuel ou par retour de télétransmission), et si elle a déjà été relancée, combien de fois et à quelles dates. Les logiciels sous Windows donnent accès à des informations complémentaires plus souples et plus rapides, ce qui représente un confort devant la complexité grandissante des situations d’incidents de paiement. Les autres logiciels mériteraient de regrouper le traitement de ces données.

Archivage

Quand nous devons retrouver une facture totalement réglée, nous devons pouvoir la visualiser dans sa totalité (état et contenu).

Les CETIP et les autres (FMP…)

La reprise autoritaire, a posteriori, des sommes versées, sans génération d’avoirs informatiques nous amène à réaliser des opérations peu orthodoxes : « désolder », « recréer » avec le même numéro (sans modification des stocks et sans réinscription sur l’ordonnancier). Selon le logiciel, le traitement de ces factures, qui ont été soldées par retour de télétransmission mais dont nous n’aurons jamais le versement sur le compte bancaire, peut être impossible. L’idéal serait, de la part de ces organismes, de continuer le principe du paiement à priori et de régler les litiges avec leurs assurés ou anciens assurés. A noter que plusieurs prestataires informatiques nous ont annoncé leur rencontre imminente avec le CETIP, afin de tenter de résoudre ce problème.

Mise au crédit

Cette opération réalisée en cas de refus de paiement par un organisme doit se faire en une seule étape, lors de la notification du refus, avec la possibilité d’une inscription volontaire du motif de cette mise en crédit qui apparaîtra en vente, au moment de la saisie de l’assuré.

Recyclage avec la carte Vitale

Il faut pouvoir recycler une facture certifiée (vignettes non collées sur la facture) en facture certifiée et non dégradée.

Relance des impayés

Cette opération est devenue plus difficile depuis l’introduction dans nos fichiers de données contenues dans les cartes Vitale. On ne nous a pas communiqué de liste des libellés, ni les codes de télétransmission. Qui sait que le code 02100000, libellé MFP-DIJON, correspond à la mutuelle SLI-SMAR ? Les critères de relances devraient être multiples afin de s’adapter à nos cas concrets.

Relances :

– par date ;

– des organismes transmis ou non transmis ;

– des factures déjà relancées, avec indication du nombre de relance déjà effectuées (mettre plus de poids à cette démarche en cas d’absence de réponse de l’organisme concerné) ;

– par nom d’assuré (cas du paiement global par l’organisme principal des parts RO et RC qui ne s’effectue pas, pour des problèmes de codification interne à l’organisme (CPAM + MOS, CNMSS + Mut militaire…) ou pour le refus des accords passés (CPAM + certaines CMU/AGF…) ;

– des régimes complémentaires avec ventilation des taux de remboursement (35 %, 65 %, 100 % et TIPS, TPN, voire code acte). De plus en plus de mutuelles refusent de traiter nos réclamations quand elles n’ont pas ces informations.

L’idéal serait des relances automatiques et cadencées en fonction des engagements des caisses et des modes de transmissions des dossiers : plus fréquentes pour les factures certifiées (que nous ne devrions pas réclamer !). Le seul risque : un meilleur respect des délais de paiement ! A noter que Pharmaland a introduit la relance en fonction des ARL positifs négatifs ou non reçus, une option intéressante, quoique que à l’usage nous ne recevions pratiquement jamais d’ARL négatif ! (d’où nos problèmes pour recycler des factures qui nous sont retournées malgré l’existence d’ARL positif !)

Traçabilité informatique

Le marquage informatique des interventions est important. On devrait pouvoir retrouver informatiquement tous les motifs de rejet de paiement des organismes ; et non plus avoir, d’un coté une facture non soldée ou partiellement réglée et de l’autre, soit une information papier, soit pas d’information du tout de la part de l’organisme contestataire. Qui n’a pas son lot de réclamation restant sans réponses ?

Rapprochement lot par lot

Important pour voir le listing des lots envoyés avec le montant global attendu et le montant réglé, ainsi que l’accès direct au détail du lot et aux factures qui n’ont pas été réglées.

Rapprochement bancaire

Comme nous comptabilisons nos caisses journalières en espèces, chèques et cartes bancaires, nous devrions pouvoir suivre avec la même précision nos encaissements de factures tiers payant. Ces paiements apparaissent dans notre chiffre d’affaire et doivent être le reflet de la réalité de nos virements bancaires. Le rapprochement bancaire permet non seulement de vérifier si les factures liquidées dans l’ordinateur sont bien réglées, mais aussi de détecter celles qui sont à liquider manuellement et qui font souvent partie d’un paiement globalisé.

Deux procédés existent pour capter les informations :

– à partir de l’avis de virement (protocole ETEBAC 3, payant). Comptez environ 76 euros par mois pour 1000 écritures et 3 centimes d’euros par écriture supplémentaire. Sachant que tout est négociable !

Attention ! Toutes les banques n’émettent pas d’avis de virement. Sans problème pour les banque nationales (Banque Populaire, Société Générale, BNP, Crédit Mutuel). En cours pour le Crédit Agricole et impossible pour les banque régionales (Poste, Caisse d’Epargne, CCP).

– à partir du relevé bancaire et de la consultation des comptes sur internet (gratuit).

Attention ! Le Crédit Lyonnais met à disposition les montants, mais pas les libellés des opérations.

Les modules de rapprochement bancaire, face au manque de cohésion des libellés des organismes (mutuelle UDM et retour INTEGRANCE, TABAC…) travaillent prioritairement sur l’analyse des montants, puis du libellé et enfin sur le numéro de lot et la date de virement. A noter que l’analyse du libellé est un système souvent intelligent et mémorisable. 95 % des virements sont ainsi rapprochés automatiquement. Il en restera donc 5 % a traiter à la main.

NOTRE AVIS

Aucun logiciel à l’heure actuelle ne nous permet d’affirmer avec certitude si les factures soldées dans notre ordinateur sont réglées sur notre compte bancaire ou postal, et vice et versa.

Beaucoup d’adaptations restent également à faire pour optimiser la détection immédiate de factures réellement impayées.

Nos SSII et nous-même les utilisateurs pourrions créer un groupe de travail avec les organismes payeurs et leurs sociétés d’informatique afin d’uniformiser le traitement des FSE et surtout de garantir la fiabilité des informations de retour dans nos officines ! SESAM-Vitale ne doit pas être sécurisé que dans un sens.