Les auxiliaires de gestion

Gestion automatisée des plannings, rapprochement bancaire, tableaux de bord prédéfinis par des experts en gestion financière, assistance merchandising… Autant de fonctionnalités proposées pour mieux gérer sa stratégie d’entreprise, sa rentabilité et son temps. Ainsi Soft Time Manager est l’un des logiciels de gestion du temps les plus complets et les plus simples d’utilisation. Et ce qui ne gâche rien, l’un des moins chers du marché (303 euros). Edité par Idiel, ce logiciel est compatible avec tous les systèmes de gestion officinale sous Prologue ou Unix par le biais d’un extracteur de données, qui effectue et synthétise à la place du pharmacien tous les calculs fastidieux : récupérations horaires, copie de plannings d’un mois ou d’une année sur l’autre, corrections horaires, édition de plannings individuels, planning de vacances, planning des tâches par demi-journée, gestion de la présence au comptoir par rapport à l’affluence. Il faut compter une heure pour maîtriser le logiciel Soft Time Manager.

On retrouve des fonctions similaires dans le logiciel Winplanning d’Everys (450 Euro(s)) ou dans le logiciel Asca Planning d’Alliadis et Data Conseil (990 Euro(s)), qui n’offre cependant pas la possibilité d’intégrer automatiquement les données relatives à la fréquentation. En revanche, la création automatique de propositions de plannings variables selon les périodes est un « plus » intéressant.

Des rapprochements bancaires performants.

Le gain de temps généré par un logiciel de rapprochement bancaire performant n’est plus à prouver. Toutes les SSII proposent leurs logiciels ou leurs modules avec des taux de réussite variant de 80 à 97 %. Alliadis annonce un taux de réussite de 80 à 90 % avec Pharmabanq (720 Euro(s)). ASP Line, qui récupère les données bancaires par Etebac 3 (30 Euro(s)à 60 Euro(s) par mois) ou par Internet (0 Euro(s)à 10 Euro(s) par mois) grâce à son logiciel Visiobank (1 500 Euro(s), formation comprise), annonce un taux de rapprochement de 95 %.

Chez Pharmagest, le module de rapprochement vient d’être intégré au LGPI (gratuit jusqu’au 15 décembre puis entrant dans une souscription aux logiciels Pharmagest. Coût unitaire : 975 Euro(s). Son avantage : la gestion du rapprochement sur un site dédié qui met en commun les bases de données mutuelles et bancaires de chaque pharmacien de manière à le faire profiter de l’expérience du réseau et d’améliorer le taux de réussite.

Le logiciel WinPharma Banque (620 Euro(s)) est également un système intelligent qui améliore ses résultats à l’usage. Ainsi, le fabricant affirme effectuer 97 % des rapprochements bancaires voire plus au fur et à mesure que le pharmacien l’utilise. Isipharm travaille également à la mise en place d’une telle fonction – qui sera disponible fin 2003. Elle repose sur une mutualisation des critères de rapprochement (utilisation de critères complémentaires comme le RIB). L’astuce : partager une banque de données de critères consultée lors de chaque rapprochement sur le site d’un partenaire spécialisé.

Des tableaux de bord « scientifiques ».

La possibilité de sortir des graphiques et de suivre des tableaux de bord est longtemps apparue comme un gadget, voire une complication inutile pour le pharmacien. Aujourd’hui, les demandes de certains titulaires et de clubs d’utilisateurs se font plus pressantes auprès des SSII pour obtenir des logiciels de gestion de requêtes qui permettent de suivre de façon simple et claire un certain nombre de paramètres témoignant de l’état de santé financier de l’officine. Data Conseil annonce d’ores et déjà la création d’un module permettant de sortir une vingtaine d’états statistiques et qui sera intégré à la version 2.20 de Premium (décembre 2004).

Isipharm propose deux modules, Expert 1 (transfert de données automatisées permettant de suivre le CA par catégorie de produits + transfert de courriers de relance type) et Expert 2 (analyse très visuelle de la rentabilité, de l’immobilisation financière, des coûts de stockage, évolution des ventes, des marges, comparatifs). Chacun de ces modules est facturé 300 Euro(s).

Des sociétés, qui ne sont pas des SSII, proposent également des outils qui se veulent adaptés aux besoins du pharmacien. C’est le cas de GEO Expert, en collaboration avec PG Informatique, qui vend entre 760 Euro(s) (pour les groupements) et 2 280 Euro(s) (pour les indépendants) un logiciel de suivi des paramètres financiers de l’officine permettant un bilan continuel de l’entreprise à partir de critères choisis par le pharmaciens (300 tableaux faciles à lire par un simple clic sur une icône). L’idée : constater les faits en temps réel, voire anticiper les problèmes pour y répondre de manière adéquate avant même qu’ils ne surviennent, et surtout sans avoir à attendre le compte de résultat annuel (adaptation quotidienne de la stratégie à la réalité du terrain).

Les paramètres traités : répartition du chiffre d’affaires HT par rapport à période n – 1, prévisionnels de CA et écarts constatés, marge (hors remises, avec remises, retraitée…), permettant une évaluation des politiques commerciales mises en place et de l’impact des mesures gouvernementales, charges, suivi de chaque collaborateur en termes de coût mensuel (salaire brut, primes, intéressement, indemnités éventuelles, nombre de jours travaillés, absences maladie, autres absences, congés, jours de formation) et de rentabilité (CA par secteur, marge par secteur, classement comparatif avec les autres membres de l’équipe et/ou les membres d’autres officines à qualification égale), appréciation de la possibilité d’investissement de l’officine. Le logiciel analyse et commente la situation mensuelle : il peut signaler par exemple la nécessité d’une embauche à partir de la productivité moyenne de l’équipe ramenée à une moyenne nationale annuelle (56 000 Euro(s)).

Nouvelle génération de logiciels de merchandising.

On l’attendait depuis longtemps après des versions gadget sans grand intérêt ou des versions surdimensionnées destinées initialement à la grande distribution : Idiel lance en janvier 2004 un logiciel de merchandising permettant, à partir de la gestion de stocks de l’officine, de sortir une topographie ultraprécise (un « planogramme ») de l’implantation des produits en linéaires (versions printemps/été et automne/hiver), par familles et sous-familles, module par module, à partir d’objectifs de vente obtenus par l’analyse de statistiques nationales, et affinée au fil de l’utilisation par chaque pharmacien jusqu’à obtention des rotations optimales pour chaque produit. Ceci à partir d’une matrice permettant de rentrer le plan de l’officine. D’autres SSII y travaillent et on devrait voir arriver sur le marché plusieurs autres logiciels de merchandising du même genre.

* Tous les prix sont donnés en euros hors taxes.

A noter

Au rang des perspectives d’avenir, on pourrait voir ressurgir la reconnaissance vocale. Franck Denner, pharmacien à Brest, avait tenté l’expérience il y a quelques années avec un système programmé par ses soins. Il utilisait dans son officine des micros-cravates très performants afin de « dicter » l’ordonnance plutôt que d’utiliser la douchette, effectuant ainsi toutes les commandes clavier de manière vocale.

Après de vaines tentatives de commercialisation au sein du milieu pharmaceutique en France, il a vendu le procédé à une société canadienne. Dommage, car ce système semble particulièrement d’actualité avec l’expansion de l’automatisation. Il éviterait à l’équipe d’avoir à taper l’intégralité des spécialités pour déclencher la délivrance automatique.