Les registres obligatoires

L’ordonnancier unique pour les listes I, II et stupéfiants : toute délivrance d’un médicament, autre qu’une préparation, relevant de la réglementation des substances vénéneuses doit être transcrite sur un registre papier ou enregistrée informatiquement.

-> Chaque transcription ou enregistrement comporte un numéro d’ordre différent et chronologique ainsi que : le nom et l’adresse du prescripteur ou de l’auteur de la commande, le nom et l’adresse du malade, la date de délivrance, la dénomination ou la formule du médicament ou de la préparation, les quantités délivrées, le nom de l’établissement (ou du service de santé) et le nom du prescripteur s’il s’agit d’un médicament à prescription hospitalière, la spécialité du prescripteur s’il s’agit d’un médicament dont la prescription est réservée à certains médecins spécialistes. Si le médicament est soumis à la réglementation des stupéfiants, il est également nécessaire d’indiquer : le nom et l’adresse du porteur de l’ordonnance lorsque celui-ci n’est pas le malade, les références de la pièce d’identité si le porteur de l’ordonnance est inconnu du pharmacien.

Le registre des préparations magistrales et officinales : toute réalisation ou délivrance d’une préparation doit être immédiatement transcrite sur un livre-registre ou enregistrée.

-> Chaque transcription ou enregistrement comporte un numéro d’ordre différent et chronologique ainsi que : la date de réalisation ou de délivrance de la préparation, les nom et adresse du prescripteur pour les préparations magistrales, les nom et adresse du patient, la composition qualitative et quantitative de la préparation magistrale avec indication du numéro de lot de chaque matière première et du nom du fournisseur, le numéro d’ordre de réalisation de la préparation officinale, la quantité réalisée ou délivrée avec indication de la masse, du volume et du nombre d’unités de prise pour les formes unitaires, l’identification de la personne ayant réalisé la préparation. En cas d’utilisation de stupéfiants, les sorties doivent être inscrites sur le registre des stupéfiants.

Le registre spécial des stupéfiants : toutes les entrées et les sorties de stupéfiants à l’officine sont transcrites ou enregistrées dans un registre spécial, immédiatement après chaque opération.

-> Pour les entrées, sont indiquées : la désignation, la quantité de stupéfiants reçus (pour le vrac) ou les quantités reçues en unités de prise (pour les spécialités). Pour les sorties : la désignation, la quantité de stupéfiants utilisés (pour les préparations magistrales et officinales) ou les quantités délivrées en unités de prise (pour les spécialités).

Le registre des médicaments dérivés du sang : toute délivrance d’un médicament dérivé du sang doit aussitôt être transcrite sur un registre spécial ou enregistrée. En cas d’utilisation d’un registre papier, celui-ci doit être coté et paraphé par le maire ou par le commissaire de police.

-> Les mentions à retranscrire sont : le nom et l’adresse du prescripteur, le nom, l’adresse et la date de naissance du patient, la date de délivrance, la dénomination du médicament, les quantités délivrées et les informations figurant sur l’étiquette détachable du conditionnement extérieur (en cas de transcription sur un registre papier, cette étiquette y est apposée).

Le registre des matières premières : dès leur réception, les matières premières sont enregistrées et mises en quarantaine en attendant leur contrôle de conformité.

-> Les enregistrements et les contrôles à réception comportent : la dénomination du produit inscrit sur le bon de livraison et sur les récipients, la date de réception, la dénomination du fournisseur et si possible la dénomination du fabricant d’origine, le numéro de lot du fabricant ou du fournisseur ou son numéro de référence, la quantité totale et le nombre de récipients reçus, tout autre commentaire pertinent (par exemple l’état des récipients), et le certificat d’analyse.