Se faire remplacer pendant l’été

En matière de présence pharmaceutique, l’article L. 5125-21 du Code de la santé publique est clair : « une officine ne peut rester ouverte en l’absence de son titulaire que si celui-ci s’est fait régulièrement remplacer ». De même, « les médicaments doivent être préparés par un pharmacien, ou sous la surveillance directe d’un pharmacien, en toutes circonstances » (article L. 5125-20). Plusieurs solutions pour se faire remplacer existent, que ce soit pour une semaine ou pour un mois.

Recourir à un étudiant

Pour quelques semaines, vous pouvez embaucher un étudiant en cinquième année de pharmacie pour vous faire remplacer. Tentante, cette solution fait pourtant l’objet de conditions d’application rigoureuses, à respecter à la lettre.

-Des formalités strictes

Avant de confier les clés de l’officine à son remplaçant (étudiant ou pas), le titulaire doit faire une déclaration de remplacement, à laquelle sera jointe une attestation du remplaçant précisant qu’il accepte cette responsabilité. Ces documents doivent être envoyés préalablement au conseil régional de l’Ordre et à l’inspection régionale de la pharmacie. L’étudiant doit obtenir auprès de sa faculté une attestation de validation de sa cinquième année et du stage de six mois de pratique professionnelle. Ensuite, à la demande de l’étudiant, le conseil régional de l’Ordre peut lui délivrer un certificat l’habilitant à remplacer un titulaire. Cette autorisation est valable un an au maximum.

-Une durée de remplacement limitée

Le remplacement ne peut être supérieur à quatre mois dans une même officine. Au-delà, l’étudiant s’expose à des poursuites pour exercice illégal de la pharmacie, notamment en cas de préjudice occasionné à un client. Quant au pharmacien titulaire, il peut être poursuivi pour complicité d’exercice illégal de la pharmacie. Or, il est rare que l’assurance professionnelle du pharmacien titulaire couvre cette situation : l’exercice illégal fait généralement partie des exclusions fixées dans le contrat.

-Pour remplacer un titulaire, l’étudiant doit avoir un contrat de travail. Un modèle est disponible sur le site de l’Ordre, section D (voir ci-contre).

Le remplacement lié à la durée d’absence

C’est la durée de l’absence (six jours, deux mois voire un an) qui détermine les conditions d’un remplacement (articles R. 5125-39 à R. 5125-44 du Code de la santé publique).

uLorsque le titulaire s’absente pour moins de huit jours, il peut être remplacé par :

– un pharmacien inscrit à l’Ordre n’ayant aucune autre activité professionnelle pendant la durée du remplacement,

– un cotitulaire de la même officine (tant que la présence pharmaceutique est respectée),

– un adjoint de la même officine,

– un étudiant en pharmacie possédant un certificat de remplacement en cours de validité délivré par le président du conseil régional de l’Ordre. Aucune autre formalité n’est requise.

-Si le titulaire s’absente plus de huit jours, mais moins d’un mois, une formalité est nécessaire : il doit déclarer (par lettre recommandée avec accusé de réception) à l’inspection régionale de la pharmacie et au président du conseil régional de l’Ordre les nom, adresse et qualité du remplaçant (une fiche est disponible sur http://www.ordre.pharmacien.fr) ainsi que son accord écrit pour assurer cette responsabilité. Celle-ci s’exerce sur toute l’amplitude d’ouverture de l’officine, quelle que soit la durée de présence effective du remplaçant dans l’officine, ainsi que pour les gardes.

-Au-delà de quatre mois et jusqu’à une année d’absence, le titulaire doit se faire remplacer par un pharmacien inscrit au tableau D de l’Ordre, à condition qu’il n’ait pas d’autre activité professionnelle durant son remplacement, mais aussi par un adjoint de la même officine. Il n’est pas possible de se faire remplacer pour une absence supérieure à un an (article L. 5125-21 du Code de la santé publique).

Prévoir le remplacement des adjoints

Si votre chiffre d’affaires passe la barre du million d’euros, vous devez être assisté par un adjoint. Un critère qu’il faudra prendre en compte au moment où vous devrez remplacer vos adjoints ou si votre adjoint vous remplace.

– Petit rappel : si votre chiffre d’affaires est compris entre 1 180 000 Û et 2 360 000 Û, un pharmacien adjoint est nécessaire. Il en faudra deux s’il est compris entre 2 360 000 Û et 3 540 000 Û. Au-delà, un adjoint supplémentaire par tranche de 1 180 000 Û supplémentaires est indispensable. Attention : le nombre de pharmaciens adjoints obligatoires se calcule en équivalent temps plein.

– Outre l’organisation estivale, vous devez aussi songer à envoyer la déclaration annuelle des adjoints et du chiffre d’affaires, laquelle s’effectue à la fin de chaque exercice, au plus tard au 30 avril de chaque année. L’original est à envoyer à l’inspection régionale de la pharmacie dont dépend l’officine.

à savoir

Ne pas oublier d’afficher son insigne

En votre absence, les obligations légales concernant l’information donnée aux patients sont les mêmes. Ainsi, selon l’article L. 5125-29 du Code de la santé publique, « les pharmaciens et les personnes légalement autorisées à les seconder pour la délivrance des médicaments dans une officine de pharmacie doivent porter un insigne indiquant leur qualité ». A bon entendeur…

« Ma clientèle connaît bien mes remplaçants »

Titulaire d’une petite officine de village à Montbrun-les-Bains, dans la Drôme, avec une seule préparatrice, Françoise Gillet, comme beaucoup d’autres pharmaciens ruraux, connaît des difficultés pour se faire remplacer. Mais, depuis quelques années, elle fait appel, même pour une journée, à un couple de pharmaciens qui fait des remplacements dans la région. Quand Françoise Gillet part en vacances l’été pendant quinze jours, son absence est alors planifiée à l’avance d’une année sur l’autre. « Il faut également pouvoir les loger », indique la titulaire. Sans compter que les frais pour ce remplacement estival ne sont pas négligeables puisqu’elle rémunère son remplaçant à un coefficient 600 et lui verse la prime de précarité. Les avantages ? « Ma clientèle connaît bien mes remplaçants désormais », apprécie Françoise Gillet.