Embaucher un étudiant : 4 règles pour renforcer son équipe

1 Le choix du contrat

Un étudiant recruté pendant l’année universitaire devra concilier son travail à l’officine sans remettre en cause sa présence aux heures de travaux universitaires. Le contrat ne pourra être qu’à temps partiel. En revanche, s’il est conclu pendant les vacances, il pourra être à temps plein. De même, l’embauche peut donner lieu à la conclusion d’un CDI ou d’un CDD dès lors qu’il existe un motif de recours justifiant cette dernière forme de contrat (par exemple un surcroît exceptionnel d’activité, le remplacement d’un salarié absent pour cause de congés). Toutes les règles relatives au CDD doivent alors être appliquées l’embauche devant faire l’objet d’un contrat écrit et signé par les deux parties avant l’entrée en fonction de l’étudiant.

2 Les formalités liées à l’embauche

La déclaration unique d’embauche est obligatoire. Pour cela, l’employeur doit faire une déclaration nominative auprès des organismes de Sécurité sociale. Elle doit être effectuée au plus tard le dernier jour ouvrable précédant l’embauche, lorsque l’envoi se fait par lettre recommandée, ou dans les instants précédant l’embauche si des moyens télématiques sont utilisés. L’employeur doit également faire adhérer l’étudiant aux caisses de retraite et de prévoyance. Par ailleurs, que celui-ci soit recruté en CDI ou en CDD, il doit figurer sur le registre unique du personnel.

Enfin, l’étudiant passera une visite médicale d’embauche, au plus tard avant le terme de la période d’essai. Pas d’exception à cette dernière formalité et ce, même si l’étudiant est embauché pour une courte période comme les vacances universitaires.

3 Les prérogatives de l’étudiant

En 1re et 2e années. Tout au long de son cursus, un étudiant peut travailler en officine afin de se former et de se perfectionner. Mais les tâches qu’il peut accomplir dépendent de son niveau d’études. Ainsi, les étudiants de 1re et 2e années sont en principe affectés aux activités de déballage et de rangement des commandes. Pas question de les laisser s’aventurer au comptoir pour dispenser des médicaments, même si un pharmacien contrôle le bon déroulement des opérations. Ce principe ne supporte aucune exception.

En revanche, ces étudiants peuvent vendre tous les produits qui n’entrent pas dans le monopole pharmaceutique. Pour ne pas les cantonner à quelques activités routinières, un bref entretien peut permettre d’élargir le champ de leurs activités et de définir un projet. Si vous avez recruté un étudiant féru de cosmétologie, pourquoi ne pas l’impliquer dans la gestion du rayon des crèmes solaires ou des produits de maquillage (vente, conseil, mise en place des linéaires) ? S’il s’agit d’un as en informatique, c’est l’occasion de mettre à profit une telle compétence pour développer un nouveau logiciel pour l’officine. Ces responsabilités lui permettront d’acquérir une expérience professionnelle et de participer activement à la vie de l’officine.

En 3e année. Cette inscription est le sésame pour s’initier au conseil et à la dispensation des médicaments. Dès la 3e année d’études, l’étudiant peut « seconder le titulaire de l’officine et les pharmaciens qui l’assistent dans la préparation et la délivrance des médicaments destinés à la médecine humaine et vétérinaire ». Il est assimilé par l’article L. 4241-10 du Code de la santé publique (CSP) au préparateur. Toute délivrance de médicaments par l’étudiant doit alors impérativement se faire sous la responsabilité et la surveillance effective d’un pharmacien. L’autonomie et l’indépendance professionnelle ne seront gagnées qu’une fois la thèse d’exercice soutenue. « Ce n’est qu’une fois cette formalité accomplie que l’étudiant acquiert l’entière capacité à exercer la pharmacie », souligne Michel Duneau, professeur de droit et économie pharmaceutique à Paris-V.

En 5e année. Reste que l’étudiant non thésé (5e année validée ainsi que le stage de 6 mois de pratique professionnelle réalisé dans le cadre du 3e cycle des études) peut remplacer le titulaire pour une absence inférieure à 4 mois en vertu de l’article R. 5125-39 du CSP. Exit, dans ce cas, le contrôle par un pharmacien puisque le titulaire est absent. L’étudiant, en tant que remplaçant, sera même amené à contrôler le(s) préparateur(s) de l’officine. Mais est-il logique qu’un étudiant puisse diriger un préparateur en tant que remplaçant du titulaire et qu’il perde ce droit dès le retour de ce dernier ? « Il y a là une question de capacité juridique et non de compétence. Si la réglementation autorise, à titre exceptionnel, l’étudiant non thésé à remplacer temporairement le titulaire, son incapacité juridique renaît dès que les circonstances qui ont motivé cette faveur disparaissent. En décider autrement reviendrait à placer l’étudiant sans thèse sur un pied d’égalité avec l’adjoint inscrit à l’Ordre, ce qui n’est évidemment pas envisageable », indique Michel Duneau.

4 La rémunération et le statut d’étudiant

Les étudiants de 1re et 2e années qui occupent un emploi à l’officine recevront un salaire calculé sur la base du SMIC horaire. Dès leur inscription en 3e année, les étudiants perçoivent une rémunération basée sur un seul critère : leur nombre d’heures de pratique officinale.

Si l’étudiant a moins de 350 heures de pratique officinale, il percevra un salaire calculé sur la base d’un taux horaire de 8,45 Euro(s), en référence au coefficient 230 de la grille des salaires à l’officine (au 1er janvier 2005). Au-delà de 350 heures, le taux horaire est aligné sur celui du coefficient 300, soit 11,03 Euro(s). Mais attention, cette référence au coefficient 300 ne confère pas à l’étudiant le statut d’assimilé cadre. Tant que la thèse n’est pas soutenue, seule la mention du « statut étudiant » peut figurer sur le bulletin de paye. En cas de remplacement du titulaire, l’étudiant gagnera 12,12 Euro(s)de l’heure.

Au terme du contrat de travail, s’ajoutera l’indemnité compensatrice de congés payés, quelle qu’ait été la durée du contrat. Enfin, l’employeur versera éventuellement la prime de précarité égale à 10 % de la rémunération totale brute (primes et accessoires divers inclus à l’exception de l’indemnité de congés payés). La conclusion d’un CDD est une condition nécessaire mais non suffisante pour bénéficier de cette indemnité. Par exception, cette indemnité n’est jamais due aux jeunes engagés sous CDD pour une période comprise dans leurs vacances universitaires.

A retenir

– Dès leur inscription en 3e année, les étudiants ont les mêmes prérogatives que les préparateurs. Ils portent comme insigne distinctif un caducée accompagné de la mention « étudiant ».

– Les heures de pratique officinale sont appréciées dès l’inscription en 3e année.

– Les étudiants ayant validé leur 5e année et leur stage de 6 mois de pratique professionnelle sont habilités à effectuer des remplacements d’une durée inférieure à 4 mois.

– En cas de remplacement du titulaire, l’étudiant doit être muni d’un certificat de remplacement délivré par le président du conseil régional de l’Ordre.