L’inventaire de fin d’exercice

Un inventaire du stock, pourquoi ?

Réaliser un inventaire du stock à la fin de chaque exercice comptable est une obligation légale. C’est un élément clé du bilan.

A quel moment le réaliser ?

En théorie, à la date de clôture des comptes. Néanmoins, l’administration tolère une marge de manœuvre d’un mois avant ou après. En pratique : quelques jours avant ou après la fin de l’exercice. Ajuster, ensuite, les montants inventoriés le jour de la clôture des comptes. Le programmer un jour de fermeture.xxx

Comment le préparer ?

Prévoir la venue de l’inventoriste : réunir toutes les factures entre la date de l’inventaire et celle de clôture de l’exercice, les lui remettre avec le journal des ventes pour la détermination de l’état réel du stock au dernier jour du mois.

Ne pas passer de grosses commandes avant inventaire (petits réassorts uniquement). Ranger la réserve afin de faciliter son travail. Procéder à un premier toilettage du stock (périmables et périmés, produits sans date de péremption qui ne se vendent pas).

Vérifier que les étiquettes de prix ne masquent pas les codes-barres à lire, avoir des rangées du même produit ou dans les casiers. Rendre accessibles et visibles tous les cartons pleins et vérifier que les cartons à moitié ouverts contiennent les mêmes produits.

Valider la dernière livraison avant l’inventaire afin qu’elle soit prise en compte.

Distinguer les promis déjà réglés par les clients (et donc enregistrés comptablement) de ceux non payés (vignettes avancées à intégrer dans le stock). Lui signaler les produits en dépôt-vente (à sortir du stock marchand).

Comment valoriser le stock ?

En principe, il doit être valorisé en coût d’achat HT. Il faut donc reprendre le prix unitaire de chaque produit tel qu’il figure sur les factures des fournisseurs, remise commerciale déduite.

Ne pas oublier d’inclure dans le stock les marchandises facturées par le fournisseur avant la date de clôture de l’exercice mais pas encore réceptionnées à la date de l’inventaire.

Ne pas inclure dans le stock des marchandises vendues mais pas encore livrées.

Ne pas comptabiliser dans le stock des marchandises d’anciennes collections, dépassées ou un peu abîmées, qui ne seront jamais vendues, pour ne pas gonfler artificiellement la valeur du stock.

Que faire après l’inventaire ?

Vérifier avec l’inventoriste qu’aucun stock n’a été oublié. Constater le taux de stock virtuel (qui n’est plus physiquement présent dans l’officine), en général entre 8 et 15?%.

Demander à l’inventoriste la remise à jour du stock informatique (coût supplémentaire).

Négocier la reprise des produits invendables mais non périmés avec le fournisseur ou les affecter en perte.

A noter

Réserver trois à quatre mois à l’avance un inventoriste, en particulier si le bilan de clôture coïncide avec la fin de trimestre (période la plus chargée pour ce professionnel).

A noter

Le jour de l’inventaire, présenter à l’inventoriste les différentes zones de rangement de la pharmacie jusque dans les recoins les plus isolés. Ne pas oublier les marchandises entreposées dans un local extérieur (garage, entrepôt). Lui remettre les clés de l’armoire des stupéfiants. Lui signaler les codages particuliers et la réalisation d’un inventaire tournant (le décompte à la clôture de l’exercice est ainsi bien allégé).

Utile

Les deux associations d’inventoristes en pharmacie : l’ANIP (Association nationale des inventoristes en pharmacie, www.anip.fr) et l’ODIP (Ordre des inventoristes professionnels, www.odip.asso.fr).