Formation : DIF mode d’emploi

1. Informer les salariés.

« Seulement 1 000 DIF ont été utilisés cette année », constate Roger Halegouet, trésorier de l’OPCA-PL. Faute d’informations, les salariés ne sont pas toujours au courant de leurs droits. « Une lacune que l’employeur doit combler puisque, chaque année, il est tenu de communiquer par écrit à chaque collaborateur le total de ses droits acquis au titre du DIF, précise Brigitte Defoulny, consultante en communication (société Héliotrope). Cette information, l’employeur peut par exemple la donner à l’issue de l’entretien annuel d’évaluation. C’est un moment opportun pour communiquer sur les besoins de développement de l’officine et l’évolution individuelle du collaborateur. »

2. Calculer le temps de formation acquis.

Chaque année, 20 heures de formation tombent dans l’escarcelle des salariés en contrat à durée indéterminée (CDI) à temps plein, après un an d’ancienneté. Le salarié peut utiliser chaque année ses heures de formation ou les capitaliser sur une durée de six ans, ce qui aboutit à un cumul de 120 heures. Si la pharmacie est affiliée à la FSPF, ce bonus de temps de formation est plus avantageux puisqu’il est porté à 24 heures par an et à un cumul possible de 144 heures (24 heures multipliées par 6 années). Les salariés en contrat à durée déterminée (CDD) sont également concernés. Pour cela, ils doivent justifier de quatre mois de présence dans l’entreprise, consécutifs ou non, au cours des douze derniers mois. Seuls les salariés sous contrat d’apprentissage ou sous contrat de formation en alternance sont exclus du DIF.

3. Les salariés à temps partiel.

Ils bénéficient d’un DIF dont la durée est calculée au prorata de leur temps de travail. Par exemple, un salarié à mi-temps acquiert chaque année 10 heures de formation. Les salariés à temps partiel peuvent également capitaliser jusqu’à 120 heures de droit à formation, quel que soit le nombre d’années nécessaire pour parvenir à ce plafond. En revanche ce calcul prorata temporis et ce plafond ne s’appliquent pas lorsque la pharmacie est adhérente à la FSPF (voir page suivante).

4. Le choix de l’action de formation.

Contrairement au plan de formation, ce n’est pas le titulaire qui impose une formation. Le DIF repose sur l’initiative du salarié. Et c’est lui qui choisit le thème de la formation qu’il entend suivre. « Le salarié peut opter pour une formation ayant un lien direct avec l’exercice officinal. C’est le cas par exemple d’une préparatrice qui souhaite se perfectionner en dermocosmétique. Le salarié a également toute latitude pour préférer un stage plus éloigné de l’exercice au comptoir mais davantage en adéquation avec des aspirations personnelles, par exemple un stage sur la conception des vitrines et les techniques d’étalage », explique Jean-Paul Sécheresse, pharmacien et consultant. Mais attention aux formations fantaisistes ! « Car même si le DIF est à l’initiative du salarié, il n’en reste pas moins que l’accord de l’employeur est le sésame pour la mise en oeuvre de l’action de formation », précise Jean-Paul Sécheresse. Le thème retenu doit être arrêté par accord écrit du salarié et de l’employeur. En revanche, la loi ne précise pas le formalisme de la demande. Toutefois, il est conseillé au salarié de l’adresser par lettre recommandée avec accusé de réception ou par lettre remise en main propre contre décharge. Cette précaution permet de prendre date.

5. Le refus de l’employeur.

L’employeur peut refuser la demande de formation du salarié à condition de se manifester sous un délai de un mois. L’absence de réponse vaut acceptation. Si l’employeur et le salarié sont en désaccord sur le choix de l’action de formation, ce dernier peut renouveler sa demande l’année suivante. Mais le désaccord peut persister. Si le salarié essuie deux années de suite un refus, il peut alors bénéficier d’une priorité d’instruction et de prise en charge financière d’un congé individuel de formation (CIF). La contrepartie pour l’employeur récalcitrant ? Il devra alors verser au Fongecif le montant des frais de formation et de l’allocation de formation acquis au titre du DIF.

Mais même si le salarié ne profite pas d’un CIF, ses heures de formation ne sont pas perdues. « Mieux vaut inciter les salariés à utiliser leur crédit d’heures de formation pour éviter un cumul et un compteur bloqué au plafond, conseille Jean-Paul Sécheresse. Plutôt que de refuser la demande réitérée d’un salarié, l’employeur a tout intérêt à utiliser le DIF comme un outil de management. Il ne faut pas négliger l’impact sur la motivation d’un salarié à qui l’on accorde une formation qui lui tient à coeur. Aujourd’hui, les titulaires doivent s’efforcer de raisonner en termes de formation globale. Pour cela, ils doivent structurer les besoins afin d’articuler le plan de formation (en ligne avec les besoins de l’entreprise) et le DIF (en ligne avec les aspirations individuelles de chaque salarié). Les deux peuvent d’ailleurs converger. »

6. Le déroulement de la formation.

Le salarié peut profiter de sa formation soit pendant son temps de travail, soit pendant son temps libre. Le salarié demande et l’employeur a toute latitude pour répondre favorablement ou au contraire refuser. Si l’action de formation a lieu pendant le temps de travail, le salarié bénéficie du maintien intégral de sa rémunération. Hors temps de travail, il percevra une allocation de formation égale à 50 % de son salaire net.

7. Le financement de la formation.

Allocation de formation ou salaire intégral, frais pédagogiques et d’éventuels frais d’accompagnement (repas et trajets), qui devra assumer ces coûts ? « Si l’action de formation intervient hors du temps de travail et qu’il s’agit d’un thème prioritaire, l’employeur ne débourse rien. Le financement est assuré à 100 % par l’OPCA-PL. En revanche, si cette même formation prioritaire se déroule pendant le temps de travail, l’OPCA-PL prend en charge tous les frais, sauf le salaire », explique Roger Halegouet, trésorier de l’OPCA-PL (voir ci-dessous). Hors thèmes prioritaires, l’OPCA-PL ne participe pas au financement qui doit alors être supporté intégralement par l’employeur. « Ce qui coûte le plus cher au titulaire, c’est un DIF non prioritaire utilisé pendant le temps de travail », précise Roger Halegouet.

8. La rupture du contrat de travail.

Le crédit d’heures de formation n’est pas transférable d’une entreprise à une autre.

Démission : en cas de changement d’employeur, le compteur est remis à zéro. Pour ne pas perdre son bonus de temps de formation, le salarié déposera une demande de DIF avant son départ. Son employeur reste libre d’accepter ou de refuser. En cas d’accord, le salarié effectuera son stage pendant son préavis.

Licenciement : même chose en cas de licenciement (sauf pour faute grave ou lourde), le salarié doit faire valoir ses droits avant le terme du contrat de travail. Seule particularité, la formation pourra intervenir après la période de préavis. Son financement est quand même assuré par l’employeur, à hauteur du montant de l’allocation de formation.

Départ à la retraite : les droits acquis au titre du DIF et non utilisés ne peuvent plus être liquidés. Ils sont perdus.

A retenir

Les actions de formation permettant la mise en oeuvre du DIF doivent relever : des actions de promotion permettant d’acquérir une qualification plus élevée ;

des actions d’acquisition, d’entretien ou de perfectionnement des connaissances, dont la finalité est d’offrir aux collaborateurs les moyens d’accéder à la culture, de maintenir ou de parfaire leur qualification et leur niveau culturel ainsi que d’assumer des responsabilités accrues dans la vie associative ;

des actions de qualification permettant l’acquisition d’une certification reconnue.

Suite à un licenciement, le DIF peut être utilisé pour :

un bilan de compétences ;

une validation des acquis de l’expérience ;

une action de formation.