ORGANISER UNE DÉLÉGATION

LES PRINCIPES DE LA DÉLÉGATION

La délégation permet de donner aux collaborateurs des responsabilités qui les valorisent et d’intégrer les équipes à la progression de l’entreprise.

Elle permet de donner des signes de reconnaissance aux collaborateurs les plus impliqués, de maintenir un niveau élevé de motivation et se conçoit à partir d’une question : à qui vais-je pouvoir déléguer cette tâche ?

Avantages

• Le collaborateur devient force de proposition car il met en œuvre ses propres idées.

• Il valorise ses compétences personnelles et cela récompense l’envie de progresser.

• Cela permet de réfléchir à la place du collaborateur dans l’entreprise, de se projeter à moyen terme et de traduire certaines ambitions personnelles en projet collectif.

Règles du jeu

• La délégation doit être proposée, mais jamais imposée.

• Elle doit correspondre aux capacités du collaborateur.

IDENTIFIER LES POTENTIELS

• Identifier les tâches ou missions qui peuvent être déléguées en évaluant les compétences et les potentiels de l’équipe.

Face à une tâche que l’on souhaite déléguer, se poser quatre questions : pourquoi ? comment ? à qui ? quand ?

• Trouver des éléments de réponse factuels (techniques et humains) et les évaluer sur une échelle de 1 à 5 en les regroupant dans une grille.

• Observer les comportements des collaborateurs et proposer la délégation au cours d’une réunion d’équipe. Mieux vaut faire appel au volontariat en première intention.

• Au cours des entretiens annuels, ouvrir la voie à une éventuelle délégation sur une tâche déterminée.

FAIRE UN ENTRETIEN DE DÉLÉGATION

• Faire valider la proposition de délégation au cours d’un entretien en tête à tête, demander au collaborateur s’il se sent la compétence requise et de quoi il peut avoir besoin pour réussir (formation, outils de suivi, encadrement…).

• Vérifier que le collaborateur a bien compris sa mission.

• Expliquer clairement en quoi consiste la délégation : autonomie, résultats attendus, moyens accordés, suivi…

• S’il s’agit d’une modification substantielle du poste, mentionner la délégation dans la fiche de fonction du collaborateur.

ORGANISER LA DÉLÉGATION

• Regrouper les différents secteurs en pôles d’activités.

• Faire un organigramme détaillé des ressources humaines et le rapprocher de la matrice des tâches et des compétences : bien déterminer qui fait quoi et rédiger des fiches de postes.

• Expliquer le champ d’actions, poser des indicateurs de suivi et prévoir des rendez-vous précis au démarrage pour faire le point et orienter les actions.

• Annoncer la délégation au cours d’une réunion d’équipe, présenter le nouveau responsable, expliquer votre choix et demander le soutien de tous.

SUIVRE EFFICACEMENT LA DÉLÉGATION

• Se montrer disponible en cas de difficultés ou demande de soutien.

• Valoriser les succès et analyser les raisons des échecs, remercier et féliciter dès que des résultats positifs apparaissent.

À RETENIR

• Encadrer la délégation est important pour ne pas déstabiliser le collaborateur et le rassurer sur ses capacités à prendre en charge un projet.

• Proposer aux pharmaciens adjoints une formation en management humain pour une délégation d’encadrement sur l’organisation des ressources humaines (plannings, congés, organisation des gardes…).

• Ne pas déléguer des tâches avec des enjeux économiques importants sans formation et contrôle (exemple : responsable des achats). Éviter les missions difficiles (entretiens annuels, négociations salariales…) sans préparation adéquate.