FAIRE FACE À UNE RELANCE D’IMPAYÉS

En cas de factures impayées, le pharmacien sera alerté par l’envoi d’une première lettre de rappel du fournisseur. La relance intervient souvent entre 10 et 30 jours, voire plus, après l’échéance mais elle peut aussi être systématique peu de temps après l’émission de la facture.

Rechercher la cause

Face à la relance d’un fournisseur, il faut en premier lieu comprendre pourquoi une facture est restée apparemment non réglée et en chercher la raison. Les causes peuvent être multiples: un chèque perdu ou mal libellé, le relevé d’identité bancaire (RIB) du compte qui doit être prélevé est erroné, le fournisseur a imputé le chèque sur un mauvais compte client, le chèque a été volé ou le prélèvement a été détourné sur un compte personnel. Il peut s’agir encore d’une faute d’exécution ou d’une omission: absence d’émission de facture (oubli du fournisseur) ou d’impression d’une facture transmise par Internet (oubli du pharmacien), erreur de traitement du personnel qui a confondu facture et bon de livraison (destruction du document) A moins que le titulaire ait refusé expressément la lettre de change relevé (LCR) présentée par la banque. « Le plus souvent, ce sont des factures qui se sont égarées au niveau de l’officine qui est à l’origine d’impayés », indique Christian Wilhelm, titulaire à Mulhouse (Haut-Rhin). Même son de cloche à la pharmacie Marchand, à Lacaune (Tarn), qui souligne également la rareté des impayés. « Dans 90 % des cas, nous réglons nos fournisseurs par LCR, la probabilité d’une créance non réglée est donc quasi nulle », précise Sandrine Marchand, cotitulaire de l’officine avec son mari, en charge de la gestion administrative. Mais personne n’est à l’abri d’un oubli, même lorsque les factures qui arrivent à l’officine sont contrôlées quotidiennement et enregistrées comptablement chaque semaine. Christian Wilhelm emploie à mi-temps son épouse, Christine, secrétaire comptable, pour traiter et classer deux fois par semaine les factures déposées par son mari dans sa bannette. « Toutefois, pour des commandes réceptionnées en plusieurs fois, il arrive que je garde sous le coude la facture jusqu’à la dernière livraison », précise-t-il, ce qui augmente le risque de perte ou d’oubli de transmission. Pour éviter ce genre de désagrément, Christian Wilhelm procède méthodiquement. « Dès réception de la marchandise, je contrôle et valide systématiquement la commande en la comparant avec le bon de livraison, puis je mets à jour les prix dans l’informatique. » Une fois la facture atterrie dans la bannette du bureau, son épouse saisit et enregistre les factures à l’aide d’un logiciel de comptabilité qui est le même que celui du cabinet d’expertise comptable de la pharmacie, ce qui facilite leur télétransmission par Internet. La facture est mise en attente dans un dossier jusqu’à son règlement, avant d’être classée.

Régler le litige

Quelle que soit la cause de l’impayé et de la relance, il faut agir rapidement pour régler le litige en suspens. « Le pharmacien doit s’assurer auprès de son expert-comptable que les factures enregistrées en comptabilité ont bien été réglées par la banque et que les ordres de virement ont bien été passés », conseille Laurent Cassel, expert-comptable du cabinet AdequA. Au besoin, il faudra lui demander la révision des comptes fournisseurs (souvent trimestrielle) et le pointage précis de l’ensemble des factures réalisé au moment de l’arrêté des comptes de l’exercice. « S’il y a un paiement et pas de facture en face, le cabinet se charge de la récupérer auprès du laboratoire pour la comptabiliser », précise-t-il.

Le travail effectué par Christine Wilhelm décharge le cabinet comptable de cette tâche ingrate, en ayant créé un échéancier facilement lisible qui lui permet de classer toutes les factures fournisseurs par date d’échéance et d’anticiper toutes les sorties de fonds nécessaires. « En cas de relance, je demande rapidement un duplicata si je ne trouve pas de trace d’enregistrement de la facture », précise-t-elle.

Si c’est la perte d’un chèque qui est en cause, « je demande au laboratoire un courrier dans lequel il certifie qu’il n’a jamais reçu le chèque et s’oblige à le détruire en cas de réception ultérieure », précise Christine Wilhelm. Muni de cette attestation, il faut ensuite demander à la banque de faire opposition (moyennant des frais).

En cas d’application de pénalités de retard, avant de les contester, il faut relire les conditions générales de vente et vérifier: les délais de paiement, les escomptes consentis par le fournisseur en cas de paiement à une date anticipée, les pénalités de retard applicables en cas de non-respect de la date prévue contractuellement, les règles en cas de litige.

Pour rappel, depuis le 1^er janvier 2012, les délais de paiement sont plafonnés pour toutes les entreprises (sauf dérogations) à 45 jours fin de mois ou 60 jours à compter de la date d’émission de la facture.

Prévenir les impayés

Quelques bons conseils suffisent à éviter les tracasseries inutiles et pertes de temps. Tout d’abord, recouper la liste des factures émises avec celles enregistrées par son expert-comptable et effectuer régulièrement les rapprochements bancaires (une facture, un paiement). Ensuite, « quand on acquitte une facture, il est recommandé de noter dessus le numéro du chèque et la date de règlement, ceci évite les doubles paiements et facilite les recherches en cas de contestation », recommande Laurent Cassel.

Autre bon réflexe : rendre inutilisables les chèques retournés mal libellés que l’on conservera dans un dossier ad hoc (avec leur talon correspondant). Par ailleurs, il faut toujours payer au vu de l’original. « Dans le cas où le pharmacien ne possède qu’un double, il a intérêt à inscrire dessus « Duplicata certifié conforme », ajoute-t-il.

Pour éviter qu’une facture non encore réglée échappe à sa vigilance, Christine Wilhelm procède à un relevé de situation des créances fournisseurs tous les deux mois. « Cela revient à faire la balance entre ce qui a été payé et ce qui reste à être prélevé, et à mettre le compte débit/crédit à zéro quand tout est à jour. »

En fait, pour avoir le moins de réclamations à gérer, le mieux est de privilégier le règlement par virement, le prélèvement automatique ou la LCR, le chèque étant le mode de paiement où l’on note statistiquement le plus fort taux d’arriérés.

Mais la LCR n’a pas que des avantages. « En cas d’anomalies sur la commande réceptionnée ou sur la facture émise, il faut se dépêcher de demander l’annulation de la facture avant que la LCR ne passe en banque », explique Sandrine Marchand. ?

REPÈRE

Qu’est-ce qu’une LCR ?

La lettre de change relevé (LCR) est un papier sur lequel une personne donne à un débiteur l’ordre de lui payer une somme d’argent déterminée, à une date précise.

A savoir

En cas de retard de paiement dans les transactions commerciales, tout professionnel est débiteur, non seulement des pénalités de retard, mais aussi d’une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement. Le montant de cette indemnité forfaitaire a été fixé à 40 € par décret.