Ma journée de titulaire

08:30 Planifier la journée

Plonger tête baissée dans le travail à peine franchi le seuil de l’officine ? Une fausse bonne idée. Au contraire, «   la première chose est de se poser, avant l’ouverture, pour faire le point sur les missions de la journée et hiérarchiser ses priorités   », assure Anne Gayet-Métois, dirigeante de Gayet-Métois Formation. Cette étape permettra également de planifier, le matin et l’après-midi, le temps et les missions de ses collaborateurs au comptoir et au back-office afin que chacun puisse s’y concentrer sans être interrompu.

09:00 – 09:30 Répartir les tâches

Au fur et à mesure de l’arrivée de ses collaborateurs, le titulaire attribuera à chacun une des missions de sa liste du jour (préparations, gestion du tiers payant…). «   Il n’oubliera pas d’en fixer le délai d’exécution   », souligne Anne Gayet-Métois.

09:30 – 11:00 S’isoler pour travailler

« Ne pas déranger   ». Un mot d’ordre auquel le titulaire doit aussi répondre. «   Il s’accordera chaque jour un temps privilégié dans son bureau pour s’atteler à des missions qu’il ne peut déléguer   », préconise Anne Gayet-Métois. Ce sera l’occasion pour lui de réfléchir à son projet d’entreprise et aux nouveaux relais de croissance à développer, « une réflexion dont la pharmacie a besoin pour faire face aux diminutions de marge et saisir de nouvelles opportunités   », rappelle Kareen Mazeau, directrice de CERP Rouen Formation. Le matin est idéal, quand l’énergie et les facultés intellectuelles sont à leur apogée. Mais comment préserver sa tranquillité ? En gardant sa porte fermée, et en filtrant ses connexions.

11:00 – 12:00 Servir au comptoir

«   Si, pour le titulaire, le temps passé au comptoir varie selon la taille et la typologie de l’officine, il est encore généralement insuffisant faute d’une organisation adaptée   », constate Kareen Mazeau. L’experte estime que les titulaires ont tout à gagner d’être davantage au contact de leur patientèle. De quoi prendre le pouls des besoins pour y répondre avec une offre de services adaptée.

14:00 – 16:00 Gérer ses relations professionnelles

La première partie de l’après-midi peut être mise à profit pour honorer des rendez-vous téléphoniques ou de visu avec les différents prestataires de la pharmacie. A ce titre, Kareen Mazeau conseille de «   hiérarchiser ses relations avec les fournisseurs pour faire en sorte de limiter le nombre d’interlocuteurs   ». Le chef d’entreprise peut aussi tirer parti du « creux » de l’activité pour recevoir individuellement ses salariés, faire un point sur les aspects de leurs missions ou envisager, par exemple, de nouvelles procédures d’organisation du back-office.

16:00 – 19:00 Servir au comptoir

A l’heure de la sortie des bureaux, le titulaire viendra en renfort de son équipe pour boucler la journée. §

CINQ CLÉS D’OPTIMISATION DU TEMPS

• Analyser régulièrement ses habitudes et celles de l’équipe.

• Ranger, jeter, désencombrer aussi souvent que possible, du front-office au back-office en passant par le bureau du titulaire.

• Former l’ensemble de l’équipe à la gestion du temps.

• Externaliser au maximum, le coût étant compensé par le gain d’efficacité.

• Déléguer tout ce qui peut l’être pour se concentrer sur la définition de ses objectifs stratégiques, car « quand on sait où l’on va, on y va plus vite ! », souligne Kareen Mazeau, de CERP Rouen Formation.