Comment faire pour… respecter l’obligation de détenir un logiciel certifié

1 Etre prêt dès le 1^er janvier 2018 A compter du 1^er janvier 2018, les logiciels de caisse utilisés par les commerces devront être certifiés « propres ». Une certification qui permet de garantir l’absence de fonction d’effacement des ventes et de rééquilibrage du stock. Si les démarches de certification ne nécessitent aucune tâche supplémentaire, aux yeux de la loi, l’employeur est responsable de l’utilisation d’un logiciel non certifié.

2Tout enregistrer sur un logiciel certifié Toutes les ventes réalisées avec un client non assujetti à la TVA doivent être enregistrées dans un logiciel certifié, sans tenir compte du mode de règlement : espèces, chèque ou carte bancaire. Les ventes et achats réalisés entre professionnels peuvent être enregistrés sur un logiciel distinct non certifié. L’administration fiscale rappelle toutefois que « les opérations réalisées entre professionnels font obligatoirement l’objetd’une facturation ».

3Certifier uniquement la fonction caisse Le dispositif prévoit que seules les fonctionnalités « caisses enregistreuses » et « encaissement » doivent être certifiées. La certification est donnée après audit par un organisme indépendant choisi par l’éditeur. En pharmacie, Isipharm, Pharmagest, Smart Rx et Winpharma détiendront leur certificat fin 2017.

4Garantir la non altération des données La certification empêchera l’altération des données. En pratique, le logiciel doit enregistrer toutes les données d’origine relatives à la transaction : documents provisoires, devis, tickets de caisse, facture définitive. En cas d’erreur ou d’omission, les corrections s’effectuent par l’enregistrement de nouvelles opérations et non par la modification des informations précédemment enregistrées. Le logiciel doit présenter une fonction de suivi des modifications. Les personnes réalisant des encaissements ou des modifications de ces encaissements doivent être identifiées. L’administration précise que « les profils test, école, remplacement, vacataire, stagiaire… nécessitent l’identification explicite d’un opérateur responsable ».

5Conserver et archiver les données Le logiciel doit conserver les données détaillées de vente : numéro du ticket, la date (heure, minute, seconde), le numéro de la caisse, le total TTC, les totaux HT par taux de TVA, le détail des articles ou prestations et les traces de modifications et corrections éventuellement apportées. L’administration rappelle que « chaque vente d’un montant supérieur ou égal à 25 euros doit faire l’objet de l’édition d’un ticket de caisse ». A chaque clôture journalière, le logiciel calculera automatiquement les cumuls de chiffre d’affaires décomptés depuis l’ouverture de la période et depuis le début de l’utilisation du logiciel. §

CHANGER DE LOGICIEL OU PAS ?

Les principaux éditeurs de logiciel ont fait le choix de mettre à disposition une version certifiée du logiciel grâce à une simple mise à jour (gratuite). Selon les éditeurs, le pharmacien devrait recevoir une attestation individuelle précisant les références du logiciel utilisé et sa date d’acquisition, par mail, par courrier ou en téléchargement. En cas de contrôle, ce document devra être présenté à l’administration fiscale. A défaut, le titulaire devra payer une amende de 7 500 euros par logiciel de caisse non certifié. L’article L102 B du livre des procédures fiscales dispose que les livres, registres, documents ou pièces auxquels l’administration a accès pour procéder au contrôle des contribuables doivent être conservés pendant 6 ans.
En cas de changement de logiciel, les cumuls calculés automatiquement seront remis à zéro. En revanche, en cas de simple mise à jour, les cumuls doivent continuer à s’incrémenter sans être remis à zéro.