Comment faire pour… mener un audit afin d’automatiser le back office

1Définir les besoins d’une automatisation

S’automatiser n’est pas une décision qui se prend à la légère, notamment en raison du coût de l’investissement. Trois raisons essentielles poussent les pharmaciens à s’automatiser : gain de temps, de place et meilleur confort de travail. Selon les solutions proposées, la pondération de ces trois raisons sera différente. Les pharmaciens doivent donc clairement définir leurs besoins réels.

2Choisir le lieu de l’automate ou du robot

La modularité et la flexibilité des machines (en hauteur, largeur et longueur) permettent aujourd’hui une très grande souplesse d’installation et une optimisation de l’espace de stockage. Le gain de place mis en avant par le prestataire s’accompagne-t-il aussi d’une augmentation de la capacité de stockage ?

Le format compact (minimum de 6,5 m² au sol) et les dimensions des robots les prédisposent à être installés au rez-de-chaussée : le choix d’un robot derrière les lignes de comptoirs doit être bien pesé ; une installation à cet endroit ne permet plus de gagner d’espace sur le back office.

Le besoin en capacité de stockage doit être anticipé et ne pas être sous-dimensionné (en prévision de l’accueil de nouvelles références). L’ajout d’un chargeur automatique du robot doit également être discuté : le choix d’une version externe ou intégrée à la machine va dépendre de l’ergonomie du local (présence ou non d’un couloir).

Les automates s’adaptent à toutes les configurations de locaux (implantation en ligne, en L, dos à dos). Ils se plaisent mieux dans une pièce carrée. Présentant plus de souplesse (installation par modules), ils peuvent être plus facilement délocalisés qu’un robot à l’étage ou dans une cave. La délocalisation doit être envisagée si la transitique est simple et n’engendre pas de surcoût de structure ou d’acheminement.

3Mener des analyses préalables

L’étude des rotations à automatiser est primordiale. Beaucoup de pharmaciens qui ont choisi des robots acceptent l’idée de garder en stockage manuel les plus fortes rotations pour cause de vitesse de préparation, de chargement et de volume de stockage. Certains se contentent de demander la capacité de la solution chiffrée par les prestataires, sans aller plus loin dans le détail. Du coup, un nombre non négligeable d’automatisations se sont soldées par la nécessité de trouver des lieux de stockage manuels complémentaires non prévus.

De même, attention à ce que le back office et l’automatisation ne soient pas réduits à la portion congrue ! Il y a toujours besoin d’un minimum d’espace en complément de la solution de robotisation pour que l’équipe travaille dans de bonnes conditions, ne serait-ce que pour la réception des livraisons de marchandises.§

LES TROIS POINTS CLÉS

1. Si vous répondez oui aux questions suivantes, n’hésitez pas à étudier l’automatisation :

• Vous prévoyez une modification du nombre de salariés ?

• Vous souffrez de pics quotidiens ou saisonniers ?

• Vous manquez de place et avez la possibilité de délocaliser votre stock de médicaments ?

• Vous souhaitez simplement gagner en productivité ?
2. Les contraintes à anticiper :

• Analyser la configuration du bâtiment : rez-de-chaussée, cave, étage, poteaux, poutres, murs porteurs, etc.

• Prendre les dimensions de la pièce où la machine va être installée : largeur, longueur, hauteur sous plafond.

• Envisager des modifications éventuelles : renforcement dalle, percements, gros œuvre,

• Comparer les frais d’installation divers : courant triphasé, abonnement internet spécifique…

• Estimer le délai d’installation, la durée d’installation.
3. Etudier les points suivants :

• L’optimisation des flux marchandises et personnes : livraison, zones de travail.

• La capacité réelle entre les diverses solutions (comparaison technique), quel volume prévoir pour les produits non intégrés au système ?