Comment faire pour… trouver du temps pour les nouvelles missions

1 Planifier les tâches à réaliser

L’organisation est la clé de la réussite des nouvelles missions. «   Le déploiement du changement impose au pharmacien de sortir de sa zone de confort pour apprendre à construire, à vendre et à réaliser des prestations de services   », prévient Marie-Hélène Gauthey, directrice générale d’Atoopharm.

Prendre conscience de la gestion de son temps, c’est commencer par planifier les tâches et, en vue de bien les répartir, distinguer les tâches récurrentes (ex : regarder tous les mois le taux de ruptures et la valeur du stock, toutes les semaines les ratios clés de gestion) et celles ponctuelles et non prévues. Le pharmacien ne pourra pas toutes les réaliser, il faut donc en sélectionner (celles que l’on va faire soi-même) et en déléguer (à l’équipe, à son groupement par exemple pour la négociation des achats). «   Il faut anticiper les tâches en prévoyant des marges de sécurité et se ménager des espaces pour gérer les imprévus   », conseille-t-elle.

2 Définir et gérer les priorités

Le pharmacien doit se caler sur ce qui est important et non urgent. «   Une priorité est ce que je choisis de faire en premier   », définit Marie-Hélène Gauthey. La matrice d’Eisenhower permet de catégoriser les tâches en fonction de leur urgence et de leur importance. A chacune de ces catégories est associée une stratégie adaptée. «   La question à se poser pour chaque tâche est : si je ne la fais pas, qu’est-ce qui se passe ? », poursuit-elle. Par exemple, «   certaines tâches urgentes mais non importantes pourront être différées jusqu’à l’abandon s’il le faut. A l’inverse, transmettre les éléments à son expert-comptable pour l’établissement des bulletins de paie mensuels est important et non urgent le 10 de chaque mois, mais le devient dix jours plus tard.   » Il faut donc affiner la gestion quotidienne des priorités en tenant compte du degré d’urgence.

3Se préparer une « to do list » quotidienne

Le titulaire doit anticiper sa journée de travail pour ne pas perdre de temps et être certain d’utiliser celui de ses salariés à une tâche productive.

Pour l’ensemble des tâches du jour, il est important d’en fixer l’ordre des priorités et définir le temps à y consacrer pour chacune d’elles. «   Cette liste doit être réajustée au jour le jour des tâches qui n’ont pas pu être accomplies le jour même   », précise-t-elle.

A gérer également au quotidien : «   les voleurs de temps   », tels que la gestion des imprévus (premiers soins sur un patient accidenté, panne d’un appareil, retard d’un collaborateur, etc.), le téléphone (fixer des créneaux horaires pour les appels au titulaire sauf pour les urgences médicales), les courriels et SMS (supprimer les fenêtres informatiques et mettre le portable en mode silencieux lors des plages de réflexion), les rendez-vous en retard (fixer alors un nouveau créneau avec un commercial, etc.), les clients bavards (à canaliser), etc.§

CONDUITE À TENIR EN FONCTION DES PRIORITÉS DÉFINIES

❶ Pour les tâches urgentes et non importantes (ex : envoyer mes vœux à un fournisseur)

•   Je diffère jusqu’à l’abandon s’il le faut

•   Je fais vite si j’en ai le temps ou l’envie

•   Je délègue
❷ Pour les tâches non urgentes et importantes (ex : mettre en place un service d’accompagnement des patients)

•   Je planifie

•   Je commence dès que possible

•   Je délègue

•   Je m’organise (outils)
❸Pour les tâches urgentes et importantes (ex : changer les produits de la tête de gondole « promo » car les résultats ne sont pas bons)

•   Je fais

•   Je me fais aider

•   Je délègue

•   Je m’organise
❹Pour les tâches non urgentes et non importantes (ex : changer de smartphone)

•   Je diffère

•   J’abandonne

•   Je délègue

•   Je fais vite si j’en ai le temps ou l’envie