Organiser la communication interne

1 L’OUTIL DE LIAISON

– Les informations pratiques de la vie quotidienne et le suivi des dossiers en cours sont rassemblés dans un cahier, un agenda ou une messagerie informatique facilement consultable.

– Cet élément de suivi de la vie de l’officine informe chacun de ce qui s’est passé pendant son absence.

– Il permet de suivre les dossiers en cours (produits en attente, commandes spécifiques, suivi des manquants), la bonne marche de l’officine (rendez-vous, absences, suivi des commandes, organisation), la vie de l’équipe ou des clients (mariage, naissance, décès, passage à l’officine, etc.).

– Chaque jour, à la prise de poste, prendre connaissance des informations, émarger et tracer l’exécution de la tâche si besoin.

2 LES AUTRES ÉLÉMENTS DE COMMUNICATION

– Un panneau d’affichage pour les notes générales, les alertes et retraits de lots, le planning et la répartition des tâches, le calendrier des congés, les dates de réunions ou de passage des commerciaux, l’organisation d’animations, etc.

– Une bannette pour chaque collaborateur, utile pour les grosses équipes, permet de partager des informations plus denses : nouveaux produits, offres de formation, etc.

– Un livret d’accueil pour tout nouveau collaborateur avec l’essentiel du fonctionnement de l’officine : faire un pot pour le présenter et prévoir un tuteur de référence pour les premiers jours.

– Un espace consacré au suivi de la démarche qualité : nouvelles procédures, indicateurs de progrès, etc.

3 LES RÉUNIONS D’ÉQUIPE

– Trouver une périodicité qui convienne au plus grand nombre. Quinze jours avant, afficher l’ordre du jour, l’heure de démarrage, les thèmes abordés et la durée de la réunion.

– Pour une grosse équipe, faire deux groupes la même semaine afin que tous aient accès aux informations dans un délai assez court.

– Faire participer tout le monde et désigner un rédacteur du compte rendu validé par le titulaire et archivé pour mise à disposition des absents.

– Garder une partie « libre » pour que chacun puisse intervenir et remercier les participants pour leur disponibilité.

– Ouvrir la réunion avec le point sur les actions réalisées et conclure avec le plan d’action pour les mois à venir.

– Conduire la réunion en trois temps : un tiers pour exposer les sujets en cours, un tiers pour écouter les observations et un tiers pour préparer un plan d’action.

– Une fois par an, remplacer la réunion par un moment convivial moins protocolaire : repas partagé, sortie commune ou cocktail de début d’année qui renforce l’esprit d’équipe.

4 LE RÔLE DES DIFFÉRENTS OUTILS

– Le cahier de liaison permet l’échange d’informations transverses et en assure la traçabilité : le placer dans une zone très accessible et y noter le quotidien.

– Le panneau d’affichage rassemble les informations verticales venant de la hiérarchie.

– Les réunions permettent d’échanger et de fédérer l’équipe sur des projets collectifs.