Tout comprendre aux congés payés à l’officine

Depuis 1982, le Code du travail attribue 5 semaines de congés payés au salarié. Cette période est un droit. Que le salarié soit cadre, non cadre, apprenti, à temps complet ou à temps partiel. Au-delà de la législation française, ce droit est garanti par la directive européenne du 4 novembre 2003 (n° 2003/88/ CE). Ce texte impose, entre autres, que chaque salarié de l’Union européenne dispose d’au moins 4 semaines de congés payés par an.

L’acquisition du 1er juin de l’année n-1 au 31 mai de l’année n

Avant d’envisager de poser ses congés, le préparateur doit cumuler des jours en réalisant une période de travail effective pendant les douze mois allant du 1er juin de l’année précédente au 31 mai de l’année en cours. L’acquisition de congés payés n’est pas calée sur l’année civile.

L’article 25 de la Convention collective rappelle qu’un mois de travail effectif permet de cumuler 2,5 jours de congés payés.

Certaines périodes d’absence sont assimilées à du temps de travail effectif. Elles sont listées par l’article L. 3141-5 du Code du travail. Ainsi, les périodes de congés payés précédentes, d’arrêts maternité et paternité, d’accueil de l’enfant et d’adoption, les repos des gardes ou attribués en compensation d’heures supplémentaires permettent au salarié d’acquérir des jours de congé.

Depuis des années, la question de l’acquisition pendant une période d’arrêt maladie posait problème. À l’officine, l’article 25 de la Convention collective stipule que le salarié en arrêt maladie non professionnelle acquiert des congés pendant les deux premiers mois de son arrêt, qu’il soit consécutif ou non. Cette disposition était plus favorable que le Code du travail qui n’octroyait pas de jour au salarié en arrêt maladie. Dans une décision du 13 septembre 2023, les magistrats de la Cour de cassation considèrent que le Droit européen impose que les salariés français en arrêt maladie cumulent des jours de congés payés dans les mêmes conditions que les salariés en poste. Après une période grise, la loi du 22 avril 2024 est venue clarifier la situation.

Désormais, le préparateur en arrêt maladie – pour une cause professionnelle ou non – acquiert 2 jours de congés payés au-delà des deux premiers mois d’arrêt. Soit, en cas d’arrêt sur l’ensemble de la période de référence, 25 jours ouvrables maximum. Le salarié ne bénéficie donc pas de la cinquième semaine de congés payés. À son retour, il dispose d’un délai de 15 mois pour les poser.

Un compte épargne-temps est-il envisageable dans une officine ?

→ Le compte épargne-temps (CET) est un dispositif qui n’est pas légalement obligatoire. Il est mis en place via un accord de branche ou un accord d’entreprise. La Convention collective ne prévoit pas cette possibilité, il faut donc un accord au niveau de l’entreprise.

→ L’employeur peut conclure un accord d’entreprise avec les représentants des salariés. Cette représentation est obligatoire quand l’effectif de la pharmacie atteint 11 salariés pendant douze mois consécutifs.

→ Ce dispositif est donc réservé aux grandes pharmacies.

Programmer ses congés du 1er mai de l’année n au 30 avril de l’année n+1

À compter du 1er mai de chaque année, le salarié peut bénéficier des congés qu’il a acquis. Ainsi, en 2023, les préparateurs partiront en congé en consommant les jours acquis du 1er juin 2022 au 31 mai 2023.

Le choix des dates de congés payés relève du pouvoir de direction de l’employeur. Il peut demander les préférences de chacun mais c’est à lui que revient le dernier mot. Pendant la période estivale, il peut décider de fermer la pharmacie ou prévoir un roulement pour que les salariés partent à tour de rôle. Pour autant, ce pouvoir n’est pas absolu. Comme à chaque exercice de son pouvoir de direction, sa décision doit être motivée par l’intérêt de l’entreprise. Une décision discriminant un salarié ou ne respectant pas le Code du travail ou la Convention collective serait contraire à l’intérêt de l’entreprise. Le ou les salariés concernés pourraient obtenir des dommages et intérêts auprès du juge.

L’article 25 de la Convention collective dispose que le salarié doit bénéficier, entre le 1er mai et le 31 octobre, d’au moins 24 jours ouvrables. Ce texte ajoute que « cette durée peut être fractionnée sur accord de l’employeur et du salarié. Dans ce cas, une fraction au moins égale à 18 jours ouvrables continus est prise entre le 1er mai et le 31 octobre ». Cette règle est d’ordre public, c’est-à-dire que ni le préparateur ni l’employeur ne peuvent décider de ne pas l’appliquer.

En cas de congé par roulement, l’employeur doit établir un tableau des départs selon les règles prévues par le Code du travail et la Convention collective. Il doit par exemple veiller à la présence d’un pharmacien lorsque la pharmacie est ouverte, à celle d’un préparateur spécialisé dans les préparations.

Nombre de jours minimum et maximum de congés payés répartis dans l’année

L’article 25 de la Convention collective prévoit que le préparateur peut bénéficier :

→ d’au plus 24 jours ouvrables du 1er mai au 31 octobre, sauf exception ;

→ d’au moins 18 jours ouvrables continus du 1er mai au 31 octobre ;

→ d’au moins 5 jours ouvrables du 1er novembre au 30 avril de l’année suivante.

Décompter ses congés payés

Le préparateur ayant travaillé pendant toute la période de référence a droit à 30 jours ouvrables de congés payés. Qu’il soit à temps partiel, à temps complet, en CDD, en CDI ou même apprenti, les congés payés sont décomptés de son premier jour d’absence au comptoir au retour effectif à son poste.

L’ensemble des jours ouvrables compris entre ces deux dates décompte 1 jour de congé. Cette règle s’applique sans tenir compte des jours de repos du salarié. De même, la jurisprudence rappelle régulièrement que le décompte des jours de congé a lieu en jours ouvrables sans prendre en considération l’horaire que le salarié aurait dû faire s’il avait été au comptoir. Ainsi, une journée de travail de 8 heures décompte 1 jour de congé comme une journée de 3 heures.

Par exemple, Sophie ne travaille pas le mardi et le samedi. Elle est en congé du dimanche matin au samedi matin suivant. Entre ces deux dates, il y a 6 jours calendaires (dimanche, lundi, mardi, mercredi, jeudi, vendredi). Mais, Sophie va se voir décompter seulement 5 jours car le dimanche n’est pas un jour ouvrable. En revanche, même si elle ne travaille pas le mardi, ce jour compte pour un jour ouvrable dans le décompte de ses congés. À la fin de la période de prise des congés fixée par la Convention collective au 30 avril, le préparateur doit avoir soldé l’ensemble des jours acquis. Le report de jours de congé non pris n’est pas possible sauf si l’officine le prévoit via un compte épargne-temps ou que le solde positif de jours est dû entre autres à un arrêt maladie ou maternité.

Il faut retenir qu’au 30 avril de chaque année, les jours non pris sont perdus. En pratique, dans certaines pharmacies, les salariés peuvent reporter sur l’année suivante, voire sur plusieurs années, les congés non pris, en dehors de tout compte épargne-temps ou disposition légale. Cette pratique n’est pas encadrée par la Convention collective ou le Code du travail. Il faut donc être très vigilant dans ces situations et ne pas les encourager.

Au classement des demandes de congé, les enfants priment sur l’ancienneté !

Pour établir le planning, l’employeur doit prendre en compte :

→ les nécessités du service ;

→ les souhaits de chaque salarié ;

→ la situation de familiale, notamment les possibilités de congé dans le secteur privé ou la fonction publique du conjoint ou du partenaire lié par un Pacte civil de solidarité (Pacs), ainsi que la présence, au sein du foyer, d’un enfant, d’un adulte handicapé ou d’une personne âgée en perte d’autonomie ;

→ l’ancienneté ;

→ l’activité chez un ou plusieurs autres employeurs.

Attention : les conjoints (mariés) ou les partenaires liés par un Pacs et travaillant dans une même officine ont droit à un congé simultané.

Obtenir des jours en plus !

L’article 25 de la Convention collective permet au préparateur d’obtenir des jours de fractionnement du congé principal. Si le préparateur a eu moins de 24 jours de congés payés dans la période allant du 1er mai au 31 octobre, la pose des congés restants peut lui accorder des jours bonus. Il peut obtenir 2 jours ouvrables en plus s’il prend 6 jours ; et un jour de plus s’il prend entre 3 et 5 jours entre le 1er novembre et le 30 avril. En cas de f ractionnement du congé principal, les jours ouvrables restant dus au titre de ce congé peuvent être pris en dehors de la période allant du 1er mai au 31 octobre, après accord de l’employeur et du salarié. Les jours de congé dus en sus du congé principal de 24 jours ouvrables ne sont pas pris en compte pour l’ouverture du droit à ce supplément. La Convention collective prévoit qu’ils ne sont pas dus lorsque le fractionnement a été demandé par le salarié. Cependant, cette disposition va à l’encontre d’une jurisprudence de la Cour de cassation. Le 5 mai 2021 (n° 20-14.390), les hauts magistrats ont jugé que « le droit à des congés supplémentaires naît du seul fait du fractionnement, que ce soit le salarié ou l’employeur qui en ait pris l’initiative ».

Cas pratiques

Blanche est de nouveau en arrêt maladie pour 3 semaines. Elle a déjà été arrêtée du 1er janvier au 1er mars. Combien de jours de congé va-t-elle cumuler au cours de ce nouvel arrêt ?

Porphyre répond : Blanche a déjà bénéficié des 5 jours de congés payés accordés par la Convention collective sur la période de référence en cours. Pendant son nouvel arrêt, elle va donc acquérir des jours selon les dispositions de la loi du 22 avril 2024. Ce texte ajoute qu’une « absence du salarié ne peut pas entraîner une réduction de ses droits à congé plus que proportionnelle à la durée de cette absence ». Blanche va donc acquérir 2 jours sur ce mois : 1,5 au titre de ses 3 semaines d’arrêt maladie et 0,5 au titre de sa semaine au comptoir.

Maël est de retour. Il était en arrêt depuis le 15 septembre 2023. Il a acquis 5 jours pour la période du 15 septembre au 15 novembre 2023, puis 14 jours du 16 novembre au 31 mai 2024, soit au total 19 jours de congés payés. Heureux de revenir, il ne souhaite pas poser ses jours immédiatement. Jusqu’à quand peut-il en bénéficier ?

Porphyre répond : La loi du 22 avril 2024 prévoit que le salarié dispose de 15 mois pour bénéficier des congés reportés. À son retour, l’employeur doit lui remettre un document indiquant le nombre de jours acquis et leur date d’expiration. Ce document peut être le bulletin de paye mais aussi un courrier remis contre reçu ou envoyé en recommandé.

Clarisse est préparatrice dans l’officine de la Gare depuis le 1er janvier 2024. Combien de jours a-t-elle acquis à la fin de la période de référence ?

Porphyre répond : Clarisse est dans l’officine depuis le 1er janvier 2024. La période de référence s’achève le 31 mai. Elle a acquis des jours pendant les mois de janvier, février, mars, avril et mai, soit 5 × 2,5 = 12,5. L’article 25 de la Convention collective précise que si le nombre de jours acquis n’est pas un nombre entier, il est arrondi au nombre entier immédiatement supérieur. En raison de la règle de l’arrondi, elle pourra donc poser 13 jours.

L’employeur de Delphine refuse systématiquement ses demandes de congé pour différents motifs. L’année passée, elle n’a eu que 10 jours ouvrables de vacances sur l’année. L’employeur de Delphine peut-il être contraint d’accepter ses demandes de congé ?

Porphyre répond : La jurisprudence considère « qu’il appartient à l’employeur de prendre les mesures propres à assurer au salarié la possibilité d’exercer effectivement son droit à congé ». En cas de contentieux, l’employeur devrait apporter la preuve qu’il a tout mis en œuvre pour remplir son obligation. En l’espèce, il semble que l’employeur n’a pas fait le nécessaire pour que Delphine puisse prendre ses congés payés. Il pourra être condamné à payer les jours non pris et des dommages et intérêts évalués par le juge.

Dans la pharmacie où Benoît travaille, c’est la galère pour les congés. Il n’a l’information que deux semaines avant, quand l’employeur lui remet son planning. Ce délai est-il légal ?

Porphyre répond : L’article 25 de la Convention collective stipule que « l’ordre et les dates de départ fixés par l’employeur sont communiqués à chaque salarié, par tout moyen (affichage, mail, etc.), au moins 1 mois avant son départ ». L’employeur de Benoît doit donc mieux anticiper l’information sur les dates de congé.

Mélissa souhaite poser 26 jours de congés payés continus à partir du 1er septembre pour se marier à Las Vegas. Peut-elle demander à bénéficier d’autant de jours d’un coup ?

Porphyre répond : L’article 25 de la Convention collective dispose que « la durée des congés pouvant être pris en une seule fois ne peut excéder 24 jours ouvrables. Il peut déroger individuellement à cette limite pour les salariés qui justifient de contraintes géographiques particulières ou de la présence au sein du foyer d’un enfant ou d’un adulte handicapé ou d’une personne âgée en perte d’autonomie ». La justification de Mélissa ne rentre pas dans les cas de dérogation. Toutefois, elle peut engager le dialogue avec son employeur pour savoir s’il accepte sa proposition.

Amélia souhaite accompagner la sortie scolaire de son fils au musée le jeudi 20 juin entre 9 h et 12 h. Elle compte reprendre son poste l’après-midi. Peut-elle poser une demi-journée ?

Porphyre répond : L’article 25 de la Convention collective dispose que « les congés payés doivent être pris sous la forme de journées entières. Ils ne peuvent être fractionnés sous la forme d’heures ou de demi-journées ». Amélia devra donc poser une journée de congé, même si elle n’a besoin que d’une demi-journée.

Thomas est arrivé dans l’officine le 2 février. Il dispose de 10 jours de congés payés. La pharmacie ferme durant 18 jours ouvrables. Thomas va-t-il être obligé de poser des jours sans solde ?

Porphyre répond : La jurisprudence considère que l’employeur ne peut pas imposer au salarié de poser des jours sans solde. Thomas doit donc donner son accord pour que les 8 jours manquants soient sans solde, c’està- dire sans rémunération. Une autre solution consiste à décompter des jours non encore acquis. Thomas sera payé, mais à la fin de la période suivante, au lieu d’avoir 30 jours de congé, il n’en aura que 22.

Dorra a été en arrêt maternité. Avant son départ, il lui restait 10 jours de congés payés. De retour à son poste, ces jours se reportent-ils sur l’année suivante ?

Porphyre répond : Chaque 30 avril, les congés payés non pris sont périmés et donc perdus, sauf :

→ quand le salarié n’a pas bénéficié de ses congés payés en raison d’un arrêt maternité, paternité ou d’adoption, d’un congé parental d’éducation, d’un arrêt de travail pour maladie ou accident d’origine professionnelle ou non ;

→ si le salarié peut démontrer qu’il a été empêché de prendre ses congés en raison du refus de son employeur.

Dorra ayant été en arrêt maternité, ces 10 jours peuvent être reportés pendant 3 ans maximum selon les dispositions de la Convention collective.