Comment économiser sur les frais généraux

Le ralentissement de la progression du chiffre d’affaires accentue le poids des frais généraux dans l’exploitation d’une officine. Autrefois sous la barre des 10 % de chiffre d’affaires, certaines officines consacrent aujourd’hui plus de 12 % à ces dépenses. En cette période de récession, il est donc légitime de remettre à plat le modèle économique de son officine et chercher à optimiser toutes les dépenses.

Les frais généraux représentent les dépenses nécessaires à l’exploitation du fonds de commerce, sans pour autant y être directement liées. Ils peuvent être allégés de deux façons :

– une approche microéconomique, qui remettra en cause la gestion de l’officine,

– une approche macroéconomique, qui remettra en cause l’officine dans son marché.

1. L’approche micro-économique

« C’est celle à laquelle tout le monde pense au premier abord », explique Jean-Noël Quénelle, expert-comptable à l’agence chartraine de KPMG.

Les services internes

-Les loyers

Certes, les loyers mobiliers et immobiliers, les contrats de crédit-bail ou de bail commercial sont très difficiles à négocier en cours d’exécution. « C’est pourquoi, quelques mois avant qu’ils n’arrivent à échéance, il peut être intéressant de consulter le niveau du marché pour prétendre à une meilleure offre, souligne l’expert-comptable. Etre correctement informé au bon moment sur la valeur locative des biens est essentiel pour être efficace lors de la renégociation du contrat. »

-Le petit matériel

Les frais de petit matériel et de location mobilière peuvent être revus à la baisse. Dominique Leroy, expert-comptable du cabinet Norméco, recommande d’investir dans du matériel et des équipements qui permettront de réduire la facture énergétique (ampoules basse consommation, mise en veille automatique des écrans d’ordinateur, partage d’imprimantes entre plusieurs postes…).

-Maintenance et assurance

Pour alléger les factures, vous devez d’abord décortiquer vos contrats. En effet, l’option d’une maintenance récurrente peut avoir été prise lors de la signature alors que cette dernière est facultative et très peu utile. « Il faut alors auditer tous ces contrats pour dénoncer ces options inutilisées, conseille Jean-Noël Quénelle. Il peut être opportun de se faire accompagner par un professionnel pour ne pas commettre d’impair juridique en la matière. »

En revanche, les économies peuvent être difficiles à réaliser sur les contrats d’assurance. « Il ne faut pas rogner sur l’étendue des garanties contractées car la qualité d’un bon contrat doit primer sur les économies des coûts », met en garde Dominique Leroy.

-Information et formation

Ces dépenses externes sont stratégiques pour l’officine. Aussi vaut-il mieux éviter de rogner sur les frais occasionnés pour la documentation, les colloques et les séminaires professionnels qui permettront à vos collaborateurs de mieux servir la clientèle.

Les services externes

Cette catégorie de frais comprend notamment les dépenses de personnel extérieur.

-L’intérim

Pour Jean-Noël Quénelle, une utilisation à bon escient de l’intérim peut constituer une vraie source d’économies : « Parfois, il n’est pas nécessaire de procéder au remplacement systématique d’un salarié. Temporairement, il peut être envisageable d’absorber, sans nouvelle ressource une éventuelle absence. »

Vous pouvez aussi confier la gestion du tiers payant à un prestataire extérieur, dont le coût est largement compensé par le gain de temps procuré.

-Les services de spécialistes

Lors de l’analyse des comptes, il est également judicieux de répertorier les honoraires et frais d’acte contentieux. Or, faire appel au marché pour mettre en concurrence différents juristes ou avocats n’est pas nécessairement la meilleure pratique en la matière. Les conseils doivent émaner d’une personne dont le pharmacien a entière confiance.

Mais attention ! Les prestations qui sont proposées par les experts juridiques ou comptables sont parfois trop étendues et superfétatoires. Par exemple, est-il nécessaire de confier à son expert-comptable la saisie de ses factures alors qu’on peut le faire soi-même ? Il ne faut pas pour autant minimiser le coût de ces prestations !

Pour obtenir un bon conseil, le professionnel doit pouvoir accorder suffisamment de temps à son dossier. Que représentent 1 000 Euro(s) d’honoraires si cela permet d’améliorer de 10 % son résultat net ?

-Les cadeaux à la clientèle

Ils se retrouvent aussi dans cette catégorie de dépenses. Même s’ils sont faciles à comprimer, il convient d’abord de mesurer leur utilité avant de les supprimer. Chaque décision doit être prise au cas par cas. « Si vous êtes installé dans un village et que vous êtes l’unique pharmacien dans un rayon de 30 kilomètres, une politique de cadeaux à la clientèle n’a peut-être pas d’intérêt », considère Jean-Noël Quénelle.

-Frais bancaires

Les frais bancaires peuvent parfois représenter des montants conséquents. Il est important de les négocier régulièrement avec sa banque afin de les contenir au minimum. Les analyses comparatives des offres de la concurrence peuvent amener périodiquement le titulaire à renégocier au cas par cas certains tarifs quand les écarts sont démesurés, à services rendus comparables.

-Autres services externes

« Les autres services externes ne portent pas sur des montants importants. Le pharmacien ne dispose pas ici d’une grande marge de manoeuvre », juge Dominique Leroy. Par exemple, les frais postaux (sauf à passer en tarif Ecopli) sont aujourd’hui des dépenses incompressibles. Mais vous pouvez par exemple acheter moins cher des fournitures de bureau sur Internet ou changer de prestataire ou de formule d’abonnement pour le téléphone.

2. L’approche macro-économique

C’est la seconde méthode pour réduire les frais généraux, si l’analyse microéconomique ne suffit pas. « Lorsqu’il n’est plus possible d’optimiser les dépenses, l’analyse du marché peut apporter une réponse », explique Jean-Noël Quénelle.

Deux possibilités s’offrent aux pharmaciens désireux de se développer :

-Le transfert de l’officine.

Si le loyer asphyxie l’officine, le transfert peut être une réponse intéressante. « Indépendamment du coût du transfert, le loyer peut être revu, mais également le potentiel de développement peut être meilleur », souligne l’expert-comptable.

Bien sûr, cette décision demande une réflexion approfondie et une documentation sur la réalité « géo-économique » des zones de départ et d’arrivée de la pharmacie. C’est pourquoi il est impératif de se faire accompagner par des spécialistes.

-Le regroupement de pharmacies

Parallèlement aux effets de synergie, le regroupement d’officines permet de réaliser des économies liées à la taille de la structure. Mais il nécessite une analyse économique et financière très affinée.

Si la croissance externe permet d’aller vite, elle peut également coûter cher. « Cela peut être l’occasion de refinancer son fonds de commerce et de créer une société d’exercice libéral pour exploiter le nouvel ensemble regroupé, ou d’introduire un nouveau diplôme pour une transmission progressive de la pharmacie », conclut Jean-Noël Quénelle.

Se regrouper pour réduire sa facture

Gagner 40 à 50 % sur le montant d’une vérification d’extincteur ou de la porte automatique, sur le contrôle d’une balance ou sur les factures de fournitures de bureau ? Ronan Le Hénaff l’a fait. Le président du syndicat des pharmaciens d’Ille-et-Vilaine a eu recours, pour cela, aux services d’Immergences Achats. Cette société garantit des prix négociés d’autant plus intéressants que le nombre d’adhérents augmente. Le pharmacien peut alors économiser 1 000 à 2 000 Û de frais généraux par an (voir Le Moniteur n° 2674).